Los empleados de su empresa pueden estar usando Azure Virtual Desktop o Amazon WorkSpaces. MonitUp también puede ejecutarse en dichos sistemas.
El internet es un panorama inmenso, y los negocios nunca han estado más conectados. Con tantas oportunidades a su alcance, necesita asegurarse de que su empresa se mantenga a la vanguardia.
En el mundo digital actual, cada organización debe monitorear las actividades en lÃnea de sus empleados. El software de seguimiento puede ayudarlo a supervisar cómo pasan el tiempo en lÃnea y brindarle mejores resultados. Puede ayudar a aumentar la productividad de los empleados, reducir la responsabilidad legal e incluso impulsar sus ganancias.
En esta publicación de blog, le daremos algunos consejos para usar el software de monitoreo, asà como técnicas para ayudar a proteger los datos de su empresa de amenazas maliciosas.
El software de monitoreo empresarial se utiliza para supervisar las actividades de los empleados de forma individual en computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes. Esto incluye todo, desde historiales de navegación web hasta publicaciones en redes sociales e incluso correos electrónicos enviados fuera de la red de su organización.
Usar este software permite a los administradores asegurarse de que los recursos de la empresa se empleen de manera efectiva, al mismo tiempo que protegen los datos confidenciales de amenazas maliciosas como ataques de malware.
A medida que la tecnologÃa evoluciona, también lo hacen las amenazas a las que se enfrentan las empresas. Cuando se trata de proteger la propiedad intelectual y la información sensible de su compañÃa, saber exactamente lo que se dice sobre usted en lÃnea puede ser muy útil tanto con fines ofensivos como defensivos.
Al decidir si usar software de monitoreo empresarial para su compañÃa, es importante tener en cuenta sus posibles beneficios. Estos incluyen:
El software de monitoreo puede ayudarlo a identificar riesgos de seguridad al darle información sobre cómo los empleados usan internet y qué información comparten en lÃnea. Esto facilita descubrir quién puede filtrar secretos de la empresa, datos de clientes o incluso publicar información confidencial en redes sociales.
El software de monitoreo ayuda a los gerentes a garantizar que los empleados no pasen más tiempo en Facebook que en sus escritorios.
En un mercado cada vez más competitivo, su empresa necesita saber que sus empleados son productivos, y es una buena idea contar con una forma de medir cuánto trabajo se realiza durante la jornada laboral.
El software de monitoreo empresarial puede ayudarlo a mejorar la inteligencia de su negocio al permitirle descubrir más sobre sus clientes y sus competidores.
Puede ayudar a los gerentes a identificar los mejores momentos para comunicarse con los clientes o detectar cuándo alguien está usando el producto de un competidor en lugar del propio. Cuando las empresas toman mejores decisiones con base en este tipo de información, se beneficia todo el mundo – incluidos los empleados.
No podemos enfatizar lo importante que es asegurarse de que su empresa cumpla con todas las reglas y regulaciones sobre seguridad de datos – lo que implica saber exactamente qué información se comparte con terceros. El software de monitoreo puede brindar tranquilidad a las empresas al permitirles verificar que todo se haga de forma correcta.
Al momento de elegir la empresa correcta, hay algunos aspectos a considerar:
Al buscar un buen software de monitoreo, una de las primeras cosas que hay que analizar es cuánto cuesta.
El precio variará según las funciones que busque su empresa y la cantidad de usuarios que utilizarán el servicio. Es importante asegurarse de que el paquete que elija sea adecuado para su negocio.
Diversas empresas ofrecen funciones diferentes, asà que siempre debe investigar antes de comprometerse con un proveedor en particular.
Por ejemplo, el monitoreo a largo plazo suele considerarse la mejor manera de proteger los datos de la empresa, pero puede que no sea ideal si necesita acceso instantáneo a la información o si desea informes de actividad de los empleados segundos después de cerrar sesión.
Lea la letra pequeña antes de tomar una decisión – de lo contrario, podrÃa terminar con un producto insatisfactorio que no cumpla con las necesidades de su negocio.
Asegúrese de considerar el departamento de servicio al cliente de la empresa. El software de monitoreo no es algo que uno pueda obtener y usar de inmediato, asà que resulta útil que su proveedor ofrezca ayuda con la capacitación o instalación, además de soporte técnico para cualquier problema que surja durante la configuración.
También debe considerar la experiencia de la empresa en su sector. Por ejemplo, si trabaja en un entorno muy regulado o de alta seguridad, podrÃa ser mejor elegir una compañÃa que haya colaborado antes con negocios similares al suyo.
Hay una variedad de funciones diferentes que ofrecen las empresas de monitoreo corporativo. Algunas de las más populares son:
Esta función permite a los empleadores ver cada pulsación de tecla que los empleados hacen en sus computadoras.
Puede ser útil para monitorear la productividad de los empleados y detectar información inadecuada o confidencial que se escriba en las computadoras de la empresa.
Esta función toma periódicamente capturas de lo que sucede en la pantalla de un empleado. Esto puede ayudar a los empleadores a supervisar las actividades de los empleados y detectar posibles brechas de seguridad, incluso si no se comunican mediante palabras.
En algunos casos, los empleadores también pueden optar por vigilar las actividades de los empleados a través de webcams.
Esto puede ayudar a detectar fallas de seguridad en tiempo real y monitorear la productividad de forma inmediata.
Email y uso de internet
Esto permite a los empleadores ver cómo los empleados usan el correo electrónico de la empresa y el internet.
Esta función permite a los empleadores monitorear la ubicación de los empleados en tiempo real.
Puede ser útil para detectar posibles brechas de seguridad o monitorear la productividad de los empleados, ya que se puede ver la ubicación fÃsica del empleado.
Este es un método más invasivo de monitoreo de empleados, por lo que puede que no aplique a todas las empresas. Sin embargo, si trabaja en una industria de alto riesgo, podrÃa ser una opción a considerar.
Por ejemplo, si descubre que la ubicación de la computadora portátil de un empleado no está en la oficina, sospechará inmediatamente una brecha de seguridad. Esto le da tiempo para borrar de forma remota la información confidencial del portátil del empleado para evitar que caiga en las manos equivocadas.
Esta es una función muy útil que informa a los empleadores sobre el contenido de las llamadas telefónicas que hacen los empleados.
Puede ser un método de monitoreo ideal para profesionales de atención al cliente y personas que realizan llamadas en frÃo, ya que la mayor parte de su trabajo se realiza por teléfono.
Puede ser muy útil monitorear el uso de aplicaciones para observar qué programas están siendo utilizados por los empleados en sus computadoras.
Este es un nivel adicional de protección que puede asegurarse de que sus sistemas permanezcan seguros y de que solo se descarguen aplicaciones apropiadas en los dispositivos de la empresa.
Los empleadores deben considerar cuidadosamente qué funciones necesitan en una solución de monitoreo empresarial antes de elegir un proveedor.
Algunos proveedores ofrecen todas las funciones anteriores, mientras que otros solo ofrecen una parte. Es importante elegir un proveedor que ofrezca la combinación adecuada de funciones para las necesidades de su empresa.
El mejor momento para considerar una solución de monitoreo empresarial es cuando necesita que sus empleados sean más productivos.
Por ejemplo, si tiene problemas con trabajadores que pierden tiempo en Facebook o Twitter, es buena idea empezar a buscar un software que controle su actividad en internet.
Como se mencionó antes, esta solución puede ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones que resulten en mayores ganancias, menos errores y clientes más satisfechos. Por lo tanto, es mejor usar esta herramienta cuando se desea aumentar los niveles de productividad de sus empleados.
Muchos equipos o empresas pueden beneficiarse de este tipo de herramienta y, para ser más especÃficos, los siguientes:
Cualquier empresa que se preocupe por la productividad de sus empleados deberÃa considerar el uso de este tipo de herramienta.
No obstante, los gerentes o lÃderes pueden beneficiarse más al acceder a la información que brinda. Qué aplicaciones se usan y por cuánto tiempo, qué aplicaciones o sitios web se visitan (o no) durante las horas de trabajo, etc. Puede ayudarlos a supervisar.
Pueden monitorear las actividades de sus empleados e identificar quién está siendo productivo para la empresa y quién no está trabajando al nivel esperado o desperdicia tiempo en sitios web que distraen.
Los equipos de ventas y marketing pueden usar este tipo de software para monitorear el progreso de sus empleados en el cumplimiento de cuotas u objetivos.
También pueden identificar qué estrategias o actividades están funcionando y produciendo resultados y cuáles no. Esto es fundamental para las empresas que siempre buscan optimizar sus esfuerzos de ventas y marketing y asegurarse de que sus esfuerzos se dirijan en la dirección correcta.
Los profesionales de TI pueden usar este tipo de software para supervisar las actividades de los usuarios en la red. Esto es importante para asegurarse de que la red se use de forma eficiente y de que no existan riesgos de seguridad por actividades maliciosas o no autorizadas.
Este tipo de monitoreo se ha vuelto cada vez más importante hoy en dÃa, cuando los riesgos de seguridad de TI son tan amplios.
Los departamentos de recursos humanos pueden usar este tipo de software para monitorear el cumplimiento de los empleados con las polÃticas de la empresa.
Por ejemplo, si existe una polÃtica que prohÃbe el uso de ciertos sitios web durante el horario laboral, RR. HH. puede usar dicho software para comprobar la adhesión de los empleados a esa polÃtica.
La mayorÃa de las tareas en las empresas se realizan en computadoras, por lo que este tipo de monitoreo resulta una herramienta valiosa para los departamentos de recursos humanos.
Las empresas con empleados remotos pueden usar este tipo de software para supervisar sus actividades y asegurarse de que están trabajando las horas que deberÃan.
Esto es especialmente importante para aquellas compañÃas cuyos empleados trabajan en diferentes zonas horarias. Al monitorear las actividades de los empleados, estas empresas pueden asegurarse de que sus colaboradores sean productivos y no estén holgazaneando.
Aquà hay algunos consejos y trucos para asegurarse de obtener el mayor beneficio de su nuevo sistema:
Un error común que a menudo comete la gente con este tipo de software es instalarlo en demasiadas computadoras. Tenga en cuenta que estos sistemas monitorean toda la actividad, incluidas pulsaciones de teclado, capturas de pantalla y cualquier otra acción realizada en la computadora de la empresa.
Si sus empleados usan su computadora portátil de trabajo para navegar por la web o escribir correos personales durante su tiempo libre en casa, podrÃan llevarse una sorpresa al descubrir que usted está vigilando lo que escriben.
Considere mantener una discusión abierta con la gerencia sobre el sistema, especialmente si se usará en las computadoras portátiles de los empleados. Hacer esto puede ayudar a evitar malentendidos o inquietudes sobre el software de monitoreo de su empresa.
Los gerentes deben informar a sus equipos qué planean hacer con los datos recopilados y cuánto tiempo se conservarán. Esto puede ayudar a crear una cultura de empresa transparente y evitar problemas con empleados que podrÃan no haber sido informados previamente sobre el software de monitoreo.
Al igual que con cualquier polÃtica empresarial, es importante no imponer un software de seguimiento para todo lo que hacen sus empleados. Esto puede llevar a la desconfianza y al resentimiento de los empleados que sienten que no se les trata con justicia.
LimÃtese a cuestiones generales en lugar de detalles pequeños como los sitios web visitados o cuánto tiempo se pasa en aplicaciones de redes sociales.
También es útil señalar que algunas empresas monitorean aplicaciones o sitios para su uso no relacionado con el trabajo, incluso cuando los empleados no están trabajando durante el dÃa. Esto significa que ciertas actividades pueden registrarse mientras se sigue usando una computadora de la empresa, aunque no esté en el escritorio del empleado.
Un error común que cometen las empresas al implementar software de monitoreo es no contar con un plan sólido. Un plan sólido consiste en documentar detalladamente qué se va a monitorear, cuánto tiempo se conservarán los datos y más.
Su plan también debe incluir una lista de las razones por las que está implementando esta nueva polÃtica y los beneficios esperados para su compañÃa al hacerlo.
No tener un plan puede provocar frustración entre los empleados y desconfianza hacia la dirección que los supervisa. Un plan sólido es importante por varias razones:
Ayuda a garantizar que el software de monitoreo de la empresa se use de manera correcta y justa.
Evita cualquier problema legal con sus empleados, quienes podrÃan sentirse molestos si se les monitorea sin su conocimiento.
Permite a los empleados comprender exactamente qué se está observando en sus computadoras y por qué.
El software de monitoreo empresarial es claramente muy eficaz, pero hay situaciones en las que puede que no sea la solución ideal para su lugar de trabajo.
A continuación, se muestran 5 ejemplos de circunstancias en las que podrÃa ser mejor alejarse del software de monitoreo empresarial y optar por una solución alternativa:
Si su entorno de trabajo ya es muy rÃgido, el software de monitoreo puede empeorar las cosas. Imagine una situación en la que cada uno de sus movimientos se registra y registra.
Esto puede generar sentimientos de paranoia e inseguridad, lo cual es lo último que desea en un lugar de trabajo productivo. Si sus empleados sienten que están siendo observados constantemente, puede que estén menos dispuestos a tomar riesgos o a ser innovadores.
Si tiene un gran número de empleados que trabajan de forma remota, puede que no tenga sentido usar un software de monitoreo que sea efectivo solo cuando todos estén en la oficina.
NecesitarÃa encontrar una manera de monitorear a los trabajadores remotos de manera individual, lo cual puede ser complejo y costoso. Para empresas más pequeñas, puede ser más apropiado confiar en sus trabajadores remotos y esperar lo mejor.
Esto es más común hoy en dÃa con el auge de las empresas remotas que trabajan 100% por internet. Si descubre que usted es una de estas empresas, tómese el tiempo para considerar si el software de monitoreo empresarial realmente puede añadir valor a su firma.
Si su empresa maneja información sensible, el software de monitoreo podrÃa causar más daño que beneficio. Si se filtran datos confidenciales, podrÃa dañar la reputación de su empresa de manera irreparable.
Debe tener una polÃtica de monitoreo muy estricta para asegurarse de que solo el personal autorizado tenga acceso a los datos, y aun asà no hay garantÃa de que los datos estén seguros.
Si tiene empleados trabajando en proyectos delicados, pueden sentir que no pueden dar lo mejor de sà si saben que están siendo vigilados.
Esto puede hacer que se sientan estresados y ansiosos, justo lo contrario de lo que se desea en los empleados. Dichos proyectos podrÃan verse comprometidos si sus empleados están muy preocupados por ser observados.
Si tiene empleados trabajando en proyectos creativos, pueden sentir que no pueden expresarse plenamente si saben que están siendo vigilados.
Esto puede generar estrés y ansiedad, lo opuesto a lo que se busca en un creativo.
Algunos empleados son conocidos por tener su propia forma de hacer las cosas y ser más innovadores. Si se vigila demasiado este proceso, podrÃan sentirse cohibidos y su proceso creativo se verÃa obstaculizado innecesariamente.
Aunque hasta ahora nos hemos centrado en el software de monitoreo empresarial, no es la única opción disponible para su empresa.
Como discutimos antes, hay varias otras opciones que puede considerar si concluye que el software de monitoreo empresarial no es adecuado para usted. A continuación, se detallan 5 soluciones alternativas:
El seguimiento manual de empleados es un método más tradicional de medir la productividad. Se puede realizar con tarjetas de tiempo, informes diarios o revisiones semanales con los empleados.
Este tipo de monitoreo puede resultar más efectivo si tiene un equipo pequeño, ya que le permite vigilar más de cerca el desempeño individual de los empleados.
Es similar al software de monitoreo empresarial, pero con un enfoque más especÃfico en la productividad de los empleados.
Estas soluciones a menudo incluyen funciones como administración de tareas, gestión de proyectos e informes en tiempo real, que pueden ayudar a incrementar la productividad y eficiencia de los empleados.
Como su nombre indica, el software de seguimiento de tiempo le ayuda a monitorear cómo los empleados utilizan su tiempo en el trabajo. Esto puede ser útil para identificar zonas de tiempo desperdiciado, como descansos largos o almuerzos extensos.
El software de seguimiento de tiempo también puede ayudarle a ver cuáles empleados trabajan más horas y asegurarse de que no estén sobrecargados de trabajo.
El software de gestión de proyectos está diseñado para ayudar a los equipos a colaborar en proyectos y cumplir con los plazos establecidos. Estas soluciones suelen incluir funciones como asignación de tareas, uso compartido de archivos y chat en tiempo real, lo que facilita enormemente el trabajo conjunto en proyectos.
El hardware de monitoreo de empleados es otra opción a considerar si desea mantener un control sobre la actividad de sus trabajadores. Esto puede incluir cámaras de seguridad, relojes de fichar y lectores de identificación para registrar las entradas y salidas de la oficina.
El hardware de monitoreo de empleados puede ser más costoso que las soluciones de software, pero puede ser una buena opción si tiene requisitos especÃficos de seguridad o cumplimiento, en caso de trabajar en una industria con datos sensibles.
El software de monitoreo empresarial adecuado puede ayudarlo a mantenerse al tanto de su negocio. También puede ayudar a su empresa y a sus empleados a desarrollar una cultura más transparente.
Si considera que el software de monitoreo empresarial es la solución correcta para usted, asegúrese de seguir nuestros consejos y trucos para sacarle el máximo provecho.
Investigue qué software es mejor para su compañÃa y elabore un plan sólido que le ayude a asegurarse de obtener el mejor provecho de su nuevo sistema.