Möglicherweise nutzen Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen Azure Virtual Desktop oder Amazon WorkSpaces. MonitUp kann auf solchen Systemen ebenfalls ausgeführt werden.
Das Internet ist eine riesige Landschaft, und die Geschäftswelt ist vernetzter denn je. Bei so vielen Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen stets an der Spitze bleibt.
In der heutigen digitalen Welt muss jede Organisation die Online-Aktivitäten ihrer Mitarbeitenden überwachen. Eine Tracking-Software kann Ihnen helfen, zu beobachten, wie sie ihre Zeit online verbringen, und Ihnen bessere Ergebnisse liefern. Sie kann Ihnen dabei helfen, die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu steigern, rechtliche Haftung zu reduzieren und sogar Ihren Gewinn zu erhöhen.
In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einige Tipps zur Verwendung von Monitoring-Software sowie Techniken, um die Daten Ihres Unternehmens vor böswilligen Bedrohungen zu schützen.
Enterprise-Monitoring-Software wird eingesetzt, um die Aktivitäten einzelner Mitarbeitender auf Computern, Tablets und Smartphones zu überwachen. Dies reicht von Browser-Verläufen über Social-Media-Posts bis hin zu E-Mails, die außerhalb des Netzwerks Ihrer Organisation gesendet werden.
Die Nutzung dieser Software ermöglicht es Administratoren sicherzustellen, dass Unternehmensressourcen effektiv eingesetzt werden, während gleichzeitig sensible Daten vor böswilligen Bedrohungen wie Malware-Angriffen geschützt werden.
Mit der fortschreitenden Entwicklung der Technologie nehmen auch die Bedrohungen für Unternehmen zu. Wenn es darum geht, das geistige Eigentum und die sensiblen Informationen Ihres Unternehmens zu schützen, kann es äußerst hilfreich sein, genau zu wissen, was online über Sie gesagt wird – sowohl zu offensiven als auch zu defensiven Zwecken.
Wenn Sie entscheiden, ob Sie für Ihr Unternehmen Enterprise-Monitoring-Software einsetzen möchten, sollten Sie sich die potenziellen Vorteile vor Augen führen. Dazu gehören:
Monitoring-Software kann Ihnen helfen, Sicherheitsrisiken zu erkennen, indem sie Ihnen Einblicke in die Internetnutzung Ihrer Mitarbeitenden gibt und welche Informationen online geteilt werden. So können Sie schnell herausfinden, wer Unternehmensgeheimnisse, Kundendaten oder vertrauliche Informationen in sozialen Medien veröffentlichen könnte.
Monitoring-Software unterstützt Führungskräfte dabei sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht mehr Zeit auf Facebook verbringen als an ihrem Schreibtisch.
In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt muss Ihr Unternehmen wissen, dass seine Mitarbeitenden produktiv sind – und es ist sinnvoll, eine Möglichkeit zu haben, zu messen, wie viel während der Arbeitszeit tatsächlich geschafft wird.
Enterprise-Monitoring-Software kann Ihnen helfen, die Business Intelligence Ihres Unternehmens zu verbessern, indem Sie mehr über Ihre Kundschaft und Ihre Wettbewerber erfahren.
Sie kann Führungskräften dabei helfen, die besten Zeiten für die Kommunikation mit Kunden zu identifizieren oder herauszufinden, wann jemand ein Produkt der Konkurrenz statt des eigenen verwendet. Wenn Unternehmen basierend auf diesen Informationen bessere Entscheidungen treffen, hilft das auf lange Sicht allen – auch den Mitarbeitenden.
Wir können nicht oft genug betonen, wie wichtig es ist, dass Ihr Unternehmen alle Regeln und Vorschriften in Bezug auf Datensicherheit einhält – was bedeutet, genau zu wissen, welche Informationen an Dritte weitergegeben werden. Monitoring-Software kann Unternehmen ein gutes Gefühl geben, indem sie ihnen zeigt, dass alles regelkonform abläuft.
Wenn es darum geht, das richtige Unternehmen auszuwählen, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
Wenn Sie auf der Suche nach einem guten Monitoring-Software-Anbieter sind, sollten Sie zunächst die Kosten berücksichtigen.
Der Preis variiert je nach den gewünschten Funktionen und der Anzahl der Nutzenden, die den Dienst nutzen werden. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass das gewählte Paket zu Ihrem Unternehmen passt.
Verschiedene Unternehmen bieten unterschiedliche Funktionen an, daher sollten Sie immer Ihre Recherchen anstellen, bevor Sie sich auf einen bestimmten Anbieter festlegen.
Beispielsweise wird eine langfristige Überwachung oft als der beste Weg angesehen, um Unternehmensdaten zu schützen – aber das ist möglicherweise nicht ideal, wenn Sie sofortigen Zugriff auf Informationen benötigen oder Sekundenschnelle Berichte zur Mitarbeiteraktivität wünschen.
Achten Sie auch auf den Kundendienst des Unternehmens. Monitoring-Software ist nicht einfach ein Produkt, das Sie sofort einsetzen können – daher ist es hilfreich, wenn Ihr Anbieter Hilfe bei Schulungen oder der Einrichtung sowie technischen Support bei Problemen bietet, die während der Installation auftreten.
Darüber hinaus sollten Sie die Erfahrungen des Unternehmens in Ihrer Branche berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise in einem stark regulierten oder sicherheitsrelevanten Umfeld arbeiten, ist es möglicherweise besser, einen Anbieter zu wählen, der bereits mit ähnlichen Unternehmen wie Ihrem zusammengearbeitet hat.
Unternehmen für Monitoring bieten eine Vielzahl verschiedener Funktionen an. Einige der beliebtesten sind:
Mit dieser Funktion können Arbeitgebende jeden Tastendruck einsehen, den Mitarbeitende auf ihren Computern ausführen.
Dies kann nützlich sein, um die Produktivität zu überwachen und unangemessene oder vertrauliche Informationen aufzudecken, die auf Firmencomputern geschrieben werden.
Diese Funktion fertigt regelmäßig Screenshots davon an, was auf dem Bildschirm eines Mitarbeitenden passiert. Dadurch können Arbeitgebende die Aktivitäten ihrer Mitarbeitenden überwachen und mögliche Sicherheitslücken erkennen, selbst wenn keine Worte kommuniziert werden.
In manchen Fällen können Arbeitgebende sich auch dafür entscheiden, die Aktivitäten der Mitarbeitenden per Webcam zu überwachen.
Dies kann helfen, Sicherheitslücken in Echtzeit zu erkennen und die Produktivität sofort zu überprüfen.
Email- und Internetnutzungs-Überwachung
Damit können Arbeitgebende sehen, wie Mitarbeitende Firmen-E-Mails und das Internet nutzen.
Mit dieser Funktion können Arbeitgebende den Standort von Mitarbeitenden in Echtzeit überwachen.
Das kann nützlich sein, um potenzielle Sicherheitslücken ausfindig zu machen oder die Produktivität zu überprüfen, da Sie den physischen Standort der Mitarbeitenden sehen können.
Dies ist eine deutlich eingreifendere Form der Mitarbeitendenüberwachung und trifft nicht auf alle Unternehmen zu. Wenn Sie jedoch in einer Hochrisikobranche arbeiten, könnte dies eine Option sein.
Wenn Sie beispielsweise bemerken, dass sich das Notebook eines Mitarbeitenden nicht im Büro befindet, können Sie sofort reagieren und einen Sicherheitsverstoß vermuten. Dies kann Ihnen die Zeit geben, sensible Informationen auf dem Notebook des Mitarbeitenden aus der Ferne zu löschen, damit diese nicht in falsche Hände geraten.
Dies ist eine sehr nützliche Funktion, mit der Arbeitgebende den Inhalt von Telefonaten ihrer Mitarbeitenden erfahren können.
Für Fachleute im Kundenservice oder in der Kaltakquise kann dies ideal sein, da ein Großteil ihrer Arbeit über das Telefon abgewickelt wird.
Es kann sehr hilfreich sein, die Anwendungsnutzung zu überwachen, um zu sehen, welche Programme Mitarbeitende auf ihren Computern verwenden.
Dies ist eine weitere Sicherheitsebene, die sicherstellen kann, dass Ihre Systeme geschützt bleiben und nur passende Apps auf Unternehmensgeräten installiert werden.
Arbeitgebende sollten sorgfältig abwägen, welche Funktionen sie in einer Enterprise-Monitoring-Lösung benötigen, bevor sie sich für einen Anbieter entscheiden.
Einige Anbieter stellen sämtliche der oben genannten Funktionen zur Verfügung, während andere nur einen Teil bieten. Es ist wichtig, einen Anbieter auszuwählen, der das richtige Funktionspaket für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens bietet.
Der beste Zeitpunkt, eine Enterprise-Monitoring-Lösung in Betracht zu ziehen, ist, wenn Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden steigern müssen.
Wenn Sie zum Beispiel Schwierigkeiten damit haben, dass Mitarbeitende auf Facebook oder Twitter ihre Zeit verschwenden, ist es sinnvoll, nach Software zu suchen, die ihre Internetaktivitäten überwacht.
Wie bereits erwähnt, kann diese Lösung Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, die zu höheren Gewinnen, weniger Fehlern und zufriedeneren Kunden führen. Daher ist es sinnvoll, dieses Tool einzusetzen, wenn Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden erhöhen möchten.
Viele Teams oder Unternehmen können von diesem Tool profitieren, und um konkreter zu sein, gehören unter anderem folgende dazu:
Jedes Unternehmen, das sich Gedanken über die Produktivität seiner Mitarbeitenden macht, sollte den Einsatz eines solchen Tools in Erwägung ziehen.
Allerdings können insbesondere Führungskräfte oder Teamleiter am meisten davon profitieren, Einblick in die bereitgestellten Informationen zu erhalten. Welche Apps werden verwendet und wie lange, welche Apps oder Websites werden während der Arbeitszeit besucht (oder auch nicht) etc. Das kann ihnen helfen, den Überblick zu behalten.
Sie können so die Aktivitäten ihrer Mitarbeitenden überwachen und herausfinden, wer produktiv für das Unternehmen arbeitet und wer nicht den Anforderungen entspricht oder Zeit auf ablenkenden Websites verschwendet.
Vertriebs- und Marketingteams können diese Art von Software nutzen, um den Fortschritt ihrer Mitarbeitenden bei der Erreichung von Vorgaben oder Zielen zu verfolgen.
Sie können außerdem herausfinden, welche Strategien oder Maßnahmen erfolgreich sind und Ergebnisse liefern, und welche nicht. Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die kontinuierlich versuchen, ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu optimieren und sicherzustellen, dass ihre Bemühungen in die richtige Richtung gehen.
IT-Fachleute können solche Software verwenden, um die Aktivitäten von Nutzenden im Netzwerk zu überwachen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Netzwerk effektiv genutzt wird und keine Sicherheitsrisiken durch böswillige oder unbefugte Aktivitäten entstehen.
Angesichts der umfangreichen IT-Sicherheitsrisiken in der heutigen Zeit hat diese Art der Überwachung stark an Bedeutung gewonnen.
Personalabteilungen können solche Software nutzen, um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien durch Mitarbeitende zu überwachen.
Wenn es beispielsweise eine Richtlinie gibt, die die Nutzung bestimmter Websites während der Arbeitszeit verbietet, kann das Personalwesen mithilfe solcher Software überprüfen, ob sich Mitarbeitende an diese Vorgabe halten.
Da der Großteil der Arbeit in Unternehmen heute am Computer stattfindet, ist diese Form der Überwachung für Personalabteilungen ein wertvolles Instrument.
Unternehmen mit Zugriff auf Remote-Mitarbeitende können ein solches Tool einsetzen, um deren Aktivitäten zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie die vereinbarten Arbeitszeiten einhalten.
Das ist vor allem für Unternehmen wichtig, deren Mitarbeitende in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Durch die Überwachung ihrer Aktivitäten können diese Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden produktiv sind und nicht trödeln.
Hier sind einige Tipps und Tricks, die Sie in Betracht ziehen sollten, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem neuen System herausholen:
Ein häufiger Fehler ist, diese Art von Software auf zu vielen Computern zu installieren. Beachten Sie, dass diese Systeme sämtliche Aktivitäten aufzeichnen, einschließlich Tastenanschlägen, Screenshots und aller weiteren Handlungen, die auf dem Firmenrechner ausgeführt werden.
Wenn Ihre Mitarbeitenden ihren Arbeitslaptop zu Hause in ihrer Freizeit verwenden, um im Internet zu surfen oder private E-Mails zu schreiben, könnten sie überrascht sein, wenn Sie ihnen mitteilen, dass Sie alles mitverfolgen.
Überlegen Sie, ein offenes Gespräch mit der Führungsebene über das System zu führen – insbesondere, wenn Sie es auf Laptops der Mitarbeitenden verwenden. Dadurch lassen sich Missverständnisse oder Bedenken in Bezug auf die Monitoring-Software Ihres Unternehmens vermeiden.
Führungskräfte sollten ihre Teams darüber informieren, was sie mit den gesammelten Daten vorhaben und wie lange diese aufbewahrt werden. Dies kann helfen, eine transparente Unternehmenskultur zu schaffen und Probleme zu vermeiden, wenn Mitarbeitende möglicherweise nicht im Vorfeld über die Überwachung informiert waren.
Wie bei jeder Unternehmensrichtlinie gilt es, nicht alles zu verfolgen, was Ihre Mitarbeitenden tun. Dies kann zu Misstrauen und Unmut führen, wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, nicht fair behandelt zu werden.
Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Aspekte, anstatt Kleinigkeiten wie aufgerufene Websites oder die genaue Zeitspanne in sozialen Medien zu protokollieren.
Beachten Sie auch, dass einige Unternehmen Apps oder Websites auf nicht-arbeitsbezogene Nutzung überprüfen, selbst wenn die Mitarbeitenden gerade nicht arbeiten. Das heißt, bestimmte Aktivitäten können erfasst werden, wenn ein Firmenrechner genutzt wird, auch wenn die Mitarbeitenden nicht an ihrem Schreibtisch sitzen.
Ein häufiger Fehler bei der Einführung von Monitoring-Software ist das Fehlen eines soliden Plans. Ein solider Plan umfasst eine detaillierte Dokumentation, welche Aspekte bei Mitarbeitenden überwacht werden, wie lange Daten gespeichert bleiben und vieles mehr.
Ihr Plan sollte außerdem eine Liste mit Gründen enthalten, warum Sie diese neue Richtlinie einführen, und welche Vorteile sich Ihr Unternehmen davon verspricht.
Ohne Plan können Unmut unter Mitarbeitenden und Misstrauen in die Führungsriege entstehen. Ein solider Plan ist aus mehreren Gründen wichtig:
Er trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Monitoring-Software des Unternehmens korrekt und gerecht genutzt wird.
Er verhindert rechtliche Probleme mit Ihren Mitarbeitenden, die sich möglicherweise daran stören, ohne ihr Wissen überwacht zu werden.
Er ermöglicht es den Mitarbeitenden, genau zu verstehen, was Sie auf ihren Computern beobachten und warum.
Enterprise-Monitoring-Software ist zweifellos sehr effektiv, aber es gibt Situationen, in denen sie nicht die ideale Lösung für Ihren Arbeitsplatz ist.
Nachfolgend finden Sie fünf Beispiele für Situationen, in denen es besser sein kann, auf Enterprise-Monitoring-Software zu verzichten und nach einer alternativen Lösung zu suchen:
Wenn Ihr Arbeitsplatz bereits sehr streng ist, kann eine Monitoring-Software die Situation verschlimmern. Stellen Sie sich vor, jede Ihrer Bewegungen wird aufgezeichnet und protokolliert.
Dies kann zu Gefühlen von Paranoia und Unsicherheit führen, was das Letzte ist, was Sie sich an einem produktiven Arbeitsplatz wünschen. Wenn Ihre Mitarbeitenden das Gefühl haben, ständig überwacht zu werden, sind sie möglicherweise weniger geneigt, Risiken einzugehen oder innovativ zu sein.
Wenn Sie viele Mitarbeitende haben, die von außerhalb arbeiten, kann es unpraktisch sein, eine Monitoring-Software zu verwenden, die nur im Büro effektiv ist.
Sie müssten eine Möglichkeit finden, Remote-Mitarbeitende individuell zu überwachen, was komplex und teuer sein kann. Für kleinere Unternehmen kann es sinnvoller sein, den Remote-Mitarbeitenden zu vertrauen und auf das Beste zu hoffen.
Heutzutage gibt es immer mehr rein digitale Unternehmen, die zu 100 % im Internet arbeiten. Wenn Sie glauben, dass Sie zu diesen Unternehmen gehören, sollten Sie ausführlich prüfen, ob Enterprise-Monitoring-Software Ihrem Betrieb tatsächlich einen Mehrwert bringt.
Wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Informationen arbeitet, kann Monitoring-Software mehr schaden als nutzen. Wenn vertrauliche Daten ausgespäht werden, kann dies dem Ruf Ihres Unternehmens irreparabel schaden.
Sie benötigen eine sehr strenge Überwachungspolitik, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf die Daten hat, und selbst dann gibt es keine Garantie für die vollständige Sicherheit.
Wenn Mitarbeitende an sensiblen Projekten arbeiten, haben sie möglicherweise das Gefühl, nicht ihr Bestes geben zu können, wenn sie wissen, dass sie beobachtet werden.
Dies kann zu Stress und Angst führen – genau das Gegenteil dessen, was Sie sich von Ihren Mitarbeitenden wünschen. Solche Projekte sind gefährdet, wenn Ihre Mitarbeitenden übermäßig beunruhigt sind, überwacht zu werden.
Wenn Ihre Mitarbeitenden an kreativen Projekten arbeiten, könnten sie sich gehemmt fühlen, wenn sie wissen, dass sie beobachtet werden.
Dies kann Stress und Unbehagen verursachen, was wiederum kontraproduktiv für die Kreativität ist.
Manche Mitarbeitende haben ihre eigene Arbeitsweise und sind besonders kreativ. Durch solch eine Überwachung fühlen sie sich möglicherweise eingeschüchtert, und ihr kreativer Prozess könnte unnötig behindert werden.
Bisher haben wir uns ausschließlich auf Enterprise-Monitoring-Software konzentriert, doch das ist nicht die einzige Option, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht.
Wie bereits erwähnt, gibt es eine Reihe weiterer Möglichkeiten, falls Sie zum Schluss kommen, dass Enterprise-Monitoring-Software nicht das Richtige für Sie ist. Im Folgenden werden fünf Alternativlösungen vorgestellt:
Eine traditionellere Methode zur Überwachung der Produktivität von Mitarbeitenden. Dazu können Stundenzettel, tägliche Berichte oder wöchentliche Gespräche mit den Mitarbeitenden gehören.
Diese Form der Überwachung kann bei kleineren Teams effektiver sein, da Sie die Leistungen einzelner Mitarbeitender genauer im Blick behalten können.
Dies ähnelt der Enterprise-Monitoring-Software, konzentriert sich jedoch stärker auf die Mitarbeiterproduktivität.
Diese Lösungen verfügen häufig über Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und Echtzeitberichte, die Ihnen helfen können, die Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeitenden zu steigern.
Wie der Name schon sagt, hilft Ihnen eine Zeiterfassungssoftware dabei, zu beobachten, wie die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit verbringen. Das kann sinnvoll sein, um Bereiche mit verschwendeter Zeit zu identifizieren, etwa lange Pausen oder ausgedehnte Mittagessen.
Zeiterfassungssoftware kann Ihnen außerdem zeigen, welche Mitarbeitenden die meisten Stunden arbeiten, damit Sie sicherstellen können, dass niemand überlastet ist.
Projektmanagement-Software wurde entwickelt, um Teams bei der gemeinsamen Arbeit an Projekten und der Einhaltung von Fristen zu unterstützen. Solche Lösungen bieten häufig Funktionen wie Aufgabenverteilung, Dateifreigabe und Echtzeit-Chats, die das Arbeiten an Projekten für alle Beteiligten erleichtern.
Hardware zur Mitarbeitendenüberwachung ist eine weitere Option, wenn Sie die Aktivitäten in Ihrem Unternehmen kontrollieren möchten. Dies kann beispielsweise Überwachungskameras, Stechuhren oder Kartenleser umfassen, die erfassen, wann Mitarbeitende das Büro betreten und verlassen.
Solche Hardware kann teurer sein als Softwarelösungen, ist aber eine gute Wahl, wenn Sie besondere Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen haben, etwa in Branchen mit sensiblen Daten.
Die richtige Enterprise-Monitoring-Software kann Ihnen helfen, Ihr Unternehmen im Blick zu behalten. Sie kann außerdem Ihnen und Ihren Mitarbeitenden eine transparentere Kultur ermöglichen.
Wenn Sie feststellen, dass Enterprise-Monitoring-Software die richtige Lösung für Sie ist, sollten Sie unbedingt unsere Tipps und Tricks beherzigen, um deren Vorteile voll auszuschöpfen.
Führen Sie gründliche Recherchen durch, welche Software sich für Ihr Unternehmen am besten eignet, und erstellen Sie einen soliden Plan, um sicherzustellen, dass Sie das Maximum aus Ihrem neuen System herausholen.