ビジネスにおいて、多くの経営判断はリソースの不足に影響されます。これらの限られたリソースのうち、特に重要なのは時間とお金です。しかし、失ったり浪費したお金は取り戻すことができますが、時間はそうはいきません。一度無駄にした時間は永久に失われます。そのため、ビジネスの世界で時間管理は生産性の要となります。
デイリーアクティビティログとは、従業員が日々どのように時間を使っているかを示す日報です。何に、どこで、どのように時間が使われているかを可視化します。お金と同じように、時間が常に足りないと感じる場合、その無駄の原因を見つける必要があります。
正確で詳しい日報を維持するには、作業が発生した時点ですぐに記録する必要があります。もし一日の業務終了後にまとめて書き留めると、重要な詳細を見落とす可能性が高いでしょう。
また、アクティビティログの目的は生産性を高めることだという点を忘れないでください。したがって、待機時間や非生産的な時間も記録する必要があります。各従業員は、合意された勤務時間内であれば、仕事の時間とその他の活動の時間を区別して記録する必要があります。
包括的な評価を行うためには、最低でも1週間分の日々のアクティビティログを取り続けることが必要です。そうすることで、特定の従業員に生じている非生産的な傾向を見つけやすくなります。あるチームメンバーが一日だけ不調だったのか、それとも継続的な傾向なのかを判断するには、少なくとも1週間の記録が必要です。また、こうした可視化されたレポートは、追加の対応が必要な場合において証拠として役立ちます。
MonitUpは、必要なときに簡単に活用できる詳細な日々のアクティビティログを提供します。チームメンバーの作業時間を奪うことなく、すべてのメンバーのログを保存します。
私たちは日々の習慣を調整することで、大きなプラスの変化を生活にもたらします。仕事の効率性についても同じことが言えます。チームの成果を大きく向上させたいなら、業務プロセスを日々改善していかなければなりません。
とはいえ、日々のアクティビティログを残すだけでは十分ではありません。これらのレポートはデータに過ぎないため、最も重要なのは収集ではなく最終的に何を行うかです。アクティビティログを分析して、チームをどのように改善できるかを判断する必要があります。
質の高い日々のアクティビティダイアリーをつけると、各従業員にとって一日の中で最も生産性が高い時間帯がわかります。通常、高いアウトプットがある時間帯には、タスクをより速く完了し、全般的に仕事量も増えます。
ある従業員は朝のほうが活発な場合もあれば、業務の終盤の方がエネルギーを発揮するメンバーもいます。各チームメンバーの特徴を把握できれば、その特性に応じてタスクを割り当てることが可能です。つまり、彼らが最も生産的な時間帯に重要なタスクを任せるというわけです。
MonitUpの従業員追跡システムは、一日のどの時間帯でも各従業員のアクティビティレベルを明確に示し、その能力を最大限に引き出すための十分な情報を提供します。
MonitUpは、最も効果的かつ効率的な日々のアクティビティログ管理プロセスを提供します。チームの生産性を高めるためにMonitUpが導入しているプレミアム機能をご紹介します。
スプレッドシートやその他の手作業によるアクティビティ記録方法は、時間を浪費しがちです。皮肉なことに、時間を節約するはずが逆に時間を使ってしまうことになります。MonitUpの自動時間追跡アプリケーションは、アクティビティログ全体のプロセスをシンプルにします。
手入力の煩わしさや人為的なミスによる不正確さを排除し、正確な測定結果を提供します。さらに、各従業員の週単位のレポートにも簡単にアクセスできます。
チームメンバーが確保した時間をすべて有効に活用しているか、どう確認すればよいでしょうか？MonitUpが答えを提供します。インターネットとアプリのモニタリング機能を使うと、各従業員がどのWebサイトやアプリを使用し、それぞれにどれだけの時間を費やしているかがレポートで分かります。
この機能により、どれくらいの時間が気を散らす要因に費やされているかを簡単に把握でき、適切な対応をとることができます。
MonitUpなら問題ありません。従業員がオフラインになっても、時間追跡は継続されます。インターネット接続が復旧すると、すべての現在の時間データがアップロードされます。これは、ネットワーク速度が遅かったり不安定な地域で働くチームメンバーがいる場合に特に便利です。
アクティビティログを活用することで、あなたのチームにさまざまな利点がもたらされます。以下に日々のアクティビティログを利用する主要なメリットを挙げます。
すべての企業にとっての目標は、限られたリソースでより大きな利益を生み出すことです。このリソースのひとつが「時間」です。時間の使い方のデータは、お金の使い道に関する情報と同じくらい重要です。
アクティビティログは、会社でリソースとしての時間がどのように使われているかに関するあらゆる情報を提供します。この情報を分析し、それに基づいて行動を起こすことで、従業員の生産性が向上し、最終的には仕事のパフォーマンスがより良い方向へ影響します。
従業員の非効率性に対処するのは、大変な作業です。推測の余地が多く、確実な証拠をつかみにくい場合があるからです。しかし、詳細なアクティビティログがあれば、はるかに明確になります。レポートによって生産性の測定に客観性と正確性がもたらされるのです。こうして正確に定義されれば、誰かが期待に達していないときに、それが全員にはっきりとわかります。