Her Şeyi Halleden Uzaktan Çalışan Bir Profesyonel Ekip Oluşturma
Başarılı bir uzaktan çalışma ekibi kurmak zaman, düşünce ve planlama gerektirir, ancak kesinlikle büyük yararlar sağlar. Esnek çalışma saatleri artık yalnızca teknoloji girişimleriyle sınırlı değil – günümüzün küresel bağlantı çağında, girişimciler, nerede yaşadıklarına bakmaksızın en akıllı ve en yetkin insanları işe alabilir.
Fazla uzatmadan, uzaktan çalışan profesyonelleri nasıl seçeceğinizi, işe alacağınızı ve motive edeceğinizi ve her zaman, her yerde teslim yapan bir beyin takımı nasıl oluşturacağınızı ele alalım.
Her Şey İnsanlar Hakkında
Uzaktan çalışmak aslında zor değildir, ancak bazı zorlukları da beraberinde getirir. Herkes bunu yapamaz, en başta. Esneklik bazıları için harika bir motivasyon kaynağıyken, bazılarında öz yönetim için kritik olan beceri ve titizlik eksik olabilir. Bu durum hem ekip üyeleri hem de liderleri için geçerlidir; sonuçta verimli bir uzaktan iş birliği için gereken yapıyı sağlayacak olanlar onlardır.
Yine de iyi oluşturulmuş bir ekibi yönetmek, uyumsuz bir grup insanı yönetmekten çok daha kolaydır. Bu nedenle, akıllı işe alım, etkili bir dağıtık iş gücü oluşturmanın en önemli adımıdır.
Uzaktan Çalışan Bir Çalışanda Hangi Özelliklere Bakılmalı?
İyi çalışanları kolayca tanıyabilirsiniz – hedef odaklıdırlar, problem çözme becerisine, iç motivasyona ve görevlerini tamamlamak için gerekli sosyal zekâya sahiptirler. Ancak uzaktan çalışan birini işe alırken, ek olarak göz önünde bulundurmanız gereken birkaç özellik daha vardır.
Doğası gereği, uzaktan işler sürekli yönetsel desteğin olmadığı ortamlardır. Yaratıcı danışmalar ile bilgi ve fikir alışverişi ofis ortamlarında sıkça yaşanırken, uzaktan çalışanların büyük çoğunlukla yalnız kendilerine güvenmeleri gerekir. Bu da onları son derece bağımsız, kaynaklarını iyi kullanan ve girişimci yapıda olmaya zorlar.
Uzaktan bir çalışanı yönetmenin en büyük zorluklarından biri, süreç üzerindeki sınırlı öngörüdür. Haftalık güncellemeler ve çalışan izleme yazılımlarıyla bu bir nebze iyileştirilebilir, ancak işe aldığınız kişinin tutarlı, güvenilir ve dürüst olması yine de çok önemlidir. Bunu, birazdan değineceğimiz iş görüşmesi sırasında kontrol edebilirsiniz.
En İyi İnsanları Seçtiğinizden Nasıl Emin Olursunuz?
Dikkatli ve çalışkan bir çalışan bulmak zaten yeterince zor, ancak uzaktan çalışanları istihdam eden şirketler genellikle daha da büyük zorluklarla karşılaşır. Neyse ki, yüksek kaliteli aday sıkıntısı yok. İş ilanı panoları, yaratıcılığa önem veren ve geleneksel bir iş ortamı yerine esnekliği tercih eden insanlardan oluşan bitmek bilmeyen bir havuz olduğu için, işe alım sürecine başlamak için harika bir yerdir.
Bununla birlikte, herhangi bir adayı mülakata almadan önce, iş tanımlarınızın ve uzaktan çalışma politikalarınızın net bir şekilde tanımlandığından emin olun. Sunacağınız esneklik miktarı konusunda cimri veya belirsiz olmayın – verdiğiniz bilgi yeterince açık değilse, şirketiniz için en uygun olmayan kişileri cezbedebilir veya gerçekten olağanüstü adayları kaçırabilirsiniz.
Hangi Soruları Sormalısınız?
Çoğu durumda, işe alım sürecinin kendisi yüz yüze etkileşimi gerektirir ve uzaktan yapılan iş görüşmeleri her zaman buna olanak tanımaz. Bazı adaylar yüz yüze görüşmeye gelebilir, ancak uzakta yaşayan veya fiziksel bir görüşmeye katılma imkânı olmayan adaylar için farklı bir yaklaşım benimsemelisiniz. Telefon her zaman uygun olmayabileceğinden, çevrimiçi video ve sohbet servisleri adaylarınızla bire bir görüşmek için gereklidir.
Unutmamanız gereken bazı sorular şunlardır:
Neden uzaktan çalışmakla ilgileniyorsunuz?
Bu soruya verilen cevap, adayın uzaktan bir işi bir zorunluluk nedeniyle mi yoksa bu çalışma yöntemine duyduğu gerçek ilgiden dolayı mı arayışta olduğunu gösterecektir.
Uzaktan çalışma ve öz yönetim konusunda ne kadar deneyiminiz var?
İş yükünü etkin bir şekilde yönetme yeteneği, zamanla öğrenilebilen ve geliştirilebilen bir beceridir. Bu yüzden, bu alanda deneyim her zaman tercih edilir.
Olası bir işle ilgili sorunu nasıl ele alırsınız?
Uzaktan çalışanların bağımsız olması gerektiğinden bahsetmiştik; bu yüzden adayın, olası problem senaryolarında kendi kendine yeterli ve uyumlu olduğunu göstermesi gerekir.
Programınız ne kadar esnek?
Bir adayın günde kaç saat çalışmayı planladığını ve masa başı zamanını nasıl organize edeceğini bilmeniz gerekir.
Teknoloji konusunda ne kadar yetkinsiniz?
Asıl iş bilgisayar becerileri gerektirmese bile, diğer ekip üyeleri ve şirketin geri kalanıyla aynı sayfada kalabilmek için teknoloji ve çevrimiçi araçlar çok önemlidir.
Bir uzaktan şirket kültüründe ne ararsınız?
Sadece esnek çalışma saatlerini tercih etmek yetmez. İyi bir aday şirketinizi de tanımalı ve ekibinize katıldığında yapacakları iş konusunda heyecan ve ilgi göstermelidir.
Sorunsuz Bir Oryantasyon İçin Taktikler
İşe alım sürecinde, gerçek zamanlı etkileşimler yeni iş ortamına öğrenme ve uyum sağlamak için en iyi yoldur. Uzaktan ekipler için uygulamalı eğitim pek mümkün değildir, bu yüzden kapsamlı bir kural, yönerge ve faydalı ipuçları seti sunmalısınız.
Şirket içi wikiler bu konuda harikadır. Ana amaçları şirket genelinde bilgi paylaşımıdır, yani yeni çalışanlar bunun tek yararlananı olmaz. Personelinizin kolektif bilgi birikiminin yanı sıra, günlük operasyonlar için çok pratik kılavuzlar da içerirler. Bu yüzden bir wiki oluşturmayı düşünmenizi şiddetle tavsiye ederiz.
Onboardia’nın raporuna göre, yeni çalışanların %56’sı oryantasyon sürecinde bir mentor veya arkadaş ister. Bu durum uzaktan çalışanlar için de geçerlidir – onlara şirket kültürünü anlamaları ve sorularını yanıtlamak için yardımcı olacak birini atamanız yeterlidir.
İş Akışını Yönetmek
Ne kadar kendi kendine yetebiliyor olsalar da, uzaktaki ekip üyelerinizin birbirleriyle ve şirketle uyum içinde kalmaları gerekir. Ekip yöneticisine, her bir görevi nasıl düzene sokacağını belirleyen bir yapı kurmak ve kılavuz sağlamak düşer. Ekip üyeleri uyumlu olmadığında, projelerin zamanında tamamlanmasını beklemek neredeyse imkansızdır.
1. Organizasyon Şemaları
Organizasyon şemaları ve ekip panoları, şirket genelinde görselleştirmeyi ve şeffaflığı teşvik eden harika bir yönetim tekniğidir. Günümüzde, bunlar yapılacaklar listeleri, paylaşılan takvimler ve ilerleme raporlarıyla birlikte proje yönetimi yazılımı sistemlerinin bir parçasını oluşturur.
Her ne kadar amaçları basit olsa da, organizasyon şemaları iş yükünü birden çok departman arasında verimli bir şekilde dağıtır ve ekip liderlerinin geçmiş, mevcut ve gelecekteki projeleri takip etmesine olanak tanır. Şirketinizde yer alan herkes için güçlü bir yardımcıdırlar; çünkü kim ne yapıyor takip eder ve bu bilgiyi merkezileştirerek daha akıcı bir iş akışı sağlar.
Makalede ilerleyen kısımda dağıtık bir iş gücü için çevrimiçi araçlardan daha fazla bahsedeceğiz – şimdilik, kurum içi çözümlerin tam uzaktan erişim sunmadığını aklınızda bulundurun. Hem ofiste hem de uzaktan çalışanların kullanabileceği bir sistem istiyorsanız, bulut teknolojisini tercih etmeniz gerekir.
2. Toplantılar ve Güncellemeler
Gerçek zamanlı iletişim çevrimiçi ortamlarda da mümkün hale geldiğinden bu yana, sık sık yapılan beyin fırtınası oturumlarına ve ekip toplantılarına duyulan gereksinim aniden azaldı. Ancak uzaktan ekipler söz konusu olduğunda, bunlar hâlâ bir gerekliliktir. Ofisteki çalışanlar, su sebili sohbeti sırasında fikir paylaşabilir veya kısa bir ilerleme güncellemesi verebilirken, uzaktaki çalışanların toplantılarını planlaması gerekir.
Haftalık güncellemeleri ve aylık birebir görüşmeleri uzaktan çalışma politikanızın zorunlu bir parçası haline getirin. Böylece kimsenin zamanını boşa harcamaz ve herkesin işini yaptığından emin olabilirsiniz. Skype üzerinden yapılan görüşmeler, ekibinizle yaratıcı zaman geçirmenin ve onların endişelerini öğrenmenin harika bir yoludur. Onları birbirleriyle de video sohbeti yapmaya teşvik edin; bu durum harika ve yenilikçi fikirlere yol açabilir.
3. Araçlar
Başarılı yönetilen uzaktan ekipler için iletişim kilit faktördür; bu yüzden gerçek zamanlı etkileşim sunan çevrimiçi sistemlerden, araçlardan ve uygulamalardan en iyi şekilde yararlanın. Artık neredeyse her şey için bir araç var: iş birliği, iş akışı yönetimi, üretkenlik ve belge paylaşımı da buna dahil. Bunlar sadece olmazsa olmazlardır. Bu araçları ayrı ayrı kullanabilir veya tek bir pakette birden çok özellikle gelen yazılımları tercih edebilirsiniz.
Trello, Asana ve Basecamp bu kapsamda öne çıkar. Sanal ekipler düşünülerek tasarlanmışlardır ve yapılacaklar listelerinden özel sohbet odalarına kadar pek çok yararlı özelliği bünyesinde barındırırlar. Dropbox, belge paylaşımı konusunda muhtemelen en iyi yazılımdır; Evernote ise verileri tek bir çalışma alanında düzenleme ve arşivleme platformu sunar. Skype zaten bilinir, ancak Google Hangouts veya GoToMeeting ile de görüntülü konferans yapabilirsiniz. Farklı eyaletlerde maaş ödemelerini halletmek için TriNet, Justworks veya SurePayroll hizmetlerinden faydalanabilirsiniz.
4. Üretkenliği Ölçmek
Ekibinizin günlük olarak üretkenliğini nasıl izleyeceğiniz konusunda endişeleriniz varsa, çevrimiçi araçlar bunun için de bir çözüm sunar. Uzaktan masaüstü çalışan izleme yazılımları ve personel izleme yazılımları, çalışanların projelerinde ve iş dışındaki şeylerde ne kadar zaman harcadığını kaydederek, yöneticilerin ve çalışanların hangi görevlerin genel performanslarını en çok etkilediğini belirlemesine olanak tanır.
Bununla birlikte, bu yazılımları nasıl uyguladığınıza dikkat etmelisiniz. Sürekli gözetleme fikri, zamanla gözetim hissi yaratabilir ve motivasyonu artırmak yerine önemli ölçüde azaltabilir. Amacınızın agresif bir şeffaflık peşinde koşmak olmadığını, aksine olası duraklamaları tespit etmek ve ekibin genel verimliliğini artırmak istediğinizi açıklayın.
Time Doctor, Roadmap App, TickSpot, Timely veya HiveDesk arasında seçim yapabilirsiniz – bir iki özellik dışında bu araçlar büyük ölçüde aynıdır. Results da bu türde harika bir yazılımdır, ancak biraz farklı bir yaklaşım kullanır; çalışanların üzerinde harcadığı zamanı takip etmek yerine, belirli görevlerin ve projelerin ekibiniz tarafından tamamlanmasının ne kadar süreceğini önceden tahmin eder.
Uzaktan Şirket Kültürü Nasıl Oluşturulur?
Uzaktan çalışanlar serbest çalışanlardan farklıdır ve onları bu şekilde değerlendirmemeye dikkat etmelisiniz. Diğer ofis çalışanları gibi onlar da topluluğunuzun bir parçasıdır ve aynı sıcak, kapsayıcı ve ilham verici ortamı hak ederler. Herhangi bir verimli kurumsal kültür böyledir ve bu uzaktan çalışan ekipler için de geçerlidir.
Uzaktan şirket kültürleri bir dizi lojistik zorlukla karşılaşır. Çalışanların çalışmaktan memnun olacağı bir ortam yaratmak için mesafeyi sık ve etkili iletişimle aşmanız gerekir. Sonuçta, çalışkan ve sadık ekip üyeleri, kimse duymasa bile motivasyon alkışına ihtiyaç duyar.
Nadiren de olsa, bir grup video toplantısı planlayın ve işi tamamen unutun. Takım Ruhu burada da önemli bir amaç taşır; bu vesileyle çalışma arkadaşlarınızı biraz daha yakından tanıma fırsatı bulursunuz. Hiç şüphesiz, birlikte çalışmanızı iyileştirecektir.
Hiçbir haberin iyi haber olduğunu varsaymayın. Olumsuz bir durum olmadıkça geri bildirim vermenize gerek olmadığını düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz. Ekip arkadaşlarınız, düzenli iletişim kurmamanızı olumsuz bir işaret olarak algılayabilir ve kısa sürede işleri hakkında cesaretlerini yitirmeye başlayabilirler.
Güven her zaman karşılıklı bir kavramdır – bir ekibin sizin güveninizi kazanmasını bekliyorsanız, onlara da bir şeyler vermelisiniz. Her bir kişiye karşı ilgilinizi ve ortak amacınıza bağlılığınızı gösterin, bir sıkıntıları olduğunda ekstra çaba göstermekten çekinmeyin.
Düşüncelerini, önerilerini ve yaratıcı katkılarını istemeyi asla ihmal etmeyin. Uzaktan bir ekip, bireysel üyelerine fikirlerini ifade etme ve endişelerini dile getirme özgürlüğü verildiği sürece son derece verimli olabilir. Şirketinizde neler olduğunu onlara da anlatın ve ilerleme sürecine katılmaları için ilham verin.
Birlikte çalışan yaratıcı beyinler varsa, farklılıklar da mutlaka olur. Uzaktan bir ekibin çatışma çözümünü yönetmek, muhtemelen karşılaşacağınız en zor görevi oluşturabilir; çünkü çoğu insan için yüz yüze temas eksikliği, empati eksikliği anlamına gelir.
Ayrıca, çevrimiçi iletişimin sözsüz doğası yanlış anlaşılmalara çok açıktır – mesajlaşmada tonlama genellikle kaybolur, bu nedenle yöneticiler ilk etapta düzenli video görüşmeleri yapılmasını istemelidir.
Mümkünse, yılda en az bir kez ekip çalışması için bir gezi düzenleyin. Ekip üyelerinizin bir araya gelip resmi olmayan bir ortamda birbirlerinin kişiliklerini hissetmeleri önemlidir. Dünyanın farklı yerlerine dağılmışlarsa, onlara yerel bir kafede kullanabilecekleri bir hediye kartı gönderin ve sanal bir buluşma zamanlayın.
Aslında, uzaktan ortamda çatışma yönetmenin tek yolu da budur. Bir çalışan, başka bir çalışan hakkında şikâyette bulunduğunda, yapabileceğiniz fazla bir şey yok; ancak yüz yüze konuşmalarını sağlayabilirsiniz. Yine de onları kendi hallerine bırakmayın, görüşmeye katılıp ofiste yaptığınız gibi arabuluculuk yapın.
Uzaktan bir ekibi yönetiyor olsanız da şirket içinde bir grup insanı yönetiyor olsanız da, başarının anahtarı temelde aynıdır. Yüksek verimli bir iş birliği, kusursuz bir iletişime, etkili iş akışı organizasyonuna ve tam şeffaflığa dayanır; dolayısıyla üretken, kapsayıcı ve ilham verici bir sanal ortam yaratmaya odaklanmanız gerekir.