İşler yoğunlaştıkça, şirketler ve profesyoneller verimliliği artırmanın yollarını aramaya devam ediyor. Sadece meşgul olmanın yeterli olduğu günler geride kaldı. Hedeflere ve amaçlara ulaşmaya çalışırken çabalarımızı en verimli şekilde kullanmak ve tüm zaman ile kaynakları en üst düzeye çıkarmak istiyoruz.
Neyse ki, verimli olmak isteyen herkes artık verimliliği artıran ve ölçen birçok araca erişebiliyor. Bu yazıda, bu yıl ve sonrasında daha iyi verimliliğe ulaşmanıza yardımcı olacak bir üretkenlik paketinde bulunması gereken özelliklerden bahsedeceğiz.
Peki üretkenlik yazılımı nedir? Bunlar, çalışanların daha az girdiyle daha fazla sonuç elde etmek için kullanabileceği dijital araçlardır. Bu araçlar ya doğrudan işin kendisiyle ilgilenir ya da işleri hallederken sizi veya ekibinizi destekler.
En iyi üretkenlik uygulamalarından bazıları şu araçları içerir:
Görev yönetim araçları
Zaman takipçileri
İletişim araçları
Çıktı ölçüm araçları
Ve birçok diğer araç
Bugün mevcut olan tüm araçlar ve sundukları imkanlar arasında, bir üretkenlik paketinde mutlaka bulunması gereken en iyi özellikler vardır. Çalışan verimliliğini ölçüp iyileştirmenize yardımcı olacak beş üretkenlik özelliğini öğrenmek için okumaya devam edin.
Üretkenlik yazılımınızda zaman izleme ve proje yönetimi araçlarının bulunması çok önemlidir, çünkü bu araçlar temel projelerin ilerlemesini sağlar. Ekip için kilometre taşlarını sıralar, böylece daha büyük hedefleri daha küçük kazanımlara bölerek projeyi ileriye taşımaya devam edebilirsiniz.
Proje yönetimi, her bireyin görevini yerine getirdiğinden ve kısa ila orta vadede neler beklenildiğini net bir şekilde anladığından dolayı verimliliğe yardımcı olur. Bunu bir zaman izleme uygulaması ile birleştirirseniz, ekiplerin bu hedeflere ulaşmasının ne kadar sürdüğünü takip edebilir ve teslimatlar hakkında zamanında raporlar alabilirsiniz.
Ekip işbirliği olmadan verimlilik neredeyse imkansızdır. Eski bir sözün dediği gibi, “hızlı gitmek istiyorsan yalnız git. Uzağa gitmek istiyorsan bir ekip kur.” Verimlilik sadece kısa vadeli başarılara odaklanmaz. Daha fazla sonuç getiren sürdürülebilir adımlara odaklanır. İletişim ve işbirliği araçlarının yaptığı da tam olarak budur.
Önemli bir iletişim aracı, sohbet ve video konferans özelliklerine sahip olmaktır; bu, Skype gibi araçların yapabildiği bir şeydir. Ayrıca bir Skype alternatifi de arayabilirsiniz, örneğin:
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
Bu araçların tümü, herkesin işlerini yapmak için ihtiyaç duyduğu şeylere sahip olmasını sağlamak adına ekibinizin fikirleri, hatırlatmaları ve diğer mesajları paylaşmasına yardımcı olur.
Üretkenlik araçlarınızın bir parçası olarak, raporlama ve analitik özelliklerine de sahip olmalısınız. İnsanlar her zaman rakamları ve raporları sevmez, ancak işleri halletmede çok önemlidirler. Sonuçta, ölçtüğünüz şeyi geliştirebilirsiniz.
Tamamlanan görev sayısı, elde edilen kârlar, müşteri hizmetleri puanları gibi çeşitli çalışan faaliyetleri hakkında raporlar alabilirsiniz ve çok daha fazlası. Sahip olduğunuz herhangi bir üretkenlik aracı, bir tür raporlama ve içgörü özelliğine sahip olmalıdır. Bunları inceleyerek, ekibinizi büyütme ve iyileştirmenin yollarını bulabilirsiniz.
Otomasyon araçlarıyla, ekibiniz zaman alan ve tekrarlayan görevleri ortadan kaldırarak yüksek değerli işlere odaklanabilir. Bu sayede vakitlerini asıl önemli işleri ilerleten aktivitelere ayırırlar. Veri toplama, hatırlatma gibi pek çok görevi bugün otomatikleştirebilirsiniz ve dahası da var.
İyi bir örnek, kendi veya başkalarının takvimini yönetmek için randevu planlama araçları kullanmaktır. Satış ekipleri bu aracı, keşif görüşmelerini kolayca almak için kullanabilirler. Yöneticiler de bire bir veya küçük toplantılar için takvimlerini açmak amacıyla bu araçlardan yararlanabilir. Randevu planlama için hangi aracı avantajınıza kullanabileceğinizi görmek için randevu planlama araçlarına ve örneklerine göz atın.
Çalışanlar, belirli bir konuda uzman ekip üyelerinden bilgi almak için haftada ortalama 5 saat bekliyor. Ekiplerin bilgi ve verilere erişebilmesi için bilgi paketi araçları oluşturarak bu zaman kaybını ortadan kaldırmaya yardımcı olabilirsiniz. Söz konusu bilgiler şunlar olabilir:
Standart işletim prosedürleri
Satış konuşmaları
Parolalar
Çalışan bilgileri
Müşteri bilgileri
İK politikaları
Operasyon el kitabı
Ve benzeri
Şirketiniz ve sektörünüzle ilgili bilgilerin çoğu tek bir merkezde olduğunda, uzaktan çalışan profesyonellerden oluşan ekibiniz işlerinizi halletmeye daha fazla odaklanabilir. Bilgi yönetim araçları, öğrenme yönetim sistemleri ve insan kaynakları bilgi sistemleri gibi pek çok üretkenlik paketi aracını kullanabilirsiniz.
Bir şirket verimliliği artırmaya odaklandığında, yalnızca organizasyon fayda görmekle kalmaz. Çalışanlar da daha mutlu ve daha bağlı hale gelir. Sonuçta, yapılan araştırmalar çalışanların %92’sinin, işte onlara yardımcı olacak üretkenlik araçlarının çalışan memnuniyetini artırdığını söylediğini gösteriyor.
Dolayısıyla en iyi üretkenlik yazılımlarına yatırım yapmak herkes için kesinlikle bir kazan-kazan durumudur. Eğer henüz üretkenlik paketi araçlarına yatırım yapmadıysanız, bir an önce başlamalı ve bu makalede ele aldığımız tüm özelliklere sahip olduğunuzdan emin olmalısınız.