仕事が忙しくなるにつれ、企業やプロフェッショナルは生産性を高める方法を模索しています。以前はとにかく作業していれば十分でしたが、その時代は終わりました。目標やターゲットを達成するために、私たちはあらゆる時間とリソースを最大限に活用し、努力を最適化したいと考えています。
幸いなことに、生産性を高めたい人なら誰でも、生産性の向上や測定に役立つツールを数多く利用できるようになりました。本記事では、生産性スイートに備えておくべき機能をご紹介し、今年以降もより高い生産性を達成するためのヒントをお伝えします。
では、生産性ソフトウェアとは何でしょうか。これは、従業員がより少ない労力でより多くの成果を得るために使用できるデジタルツールのことです。これらは実際の業務に直接関わるものもあれば、作業をサポートするツールの形を取る場合もあります。
最高の生産性アプリの多くは、以下のようなツールを含みます。
タスク管理ツール
タイムトラッカー
コミュニケーションツール
成果測定ツール
その他多数
今日利用できるあらゆるツールとそれらが提供する機能の中で、生産性スイートには備えておくべき最適な機能が存在します。ここでは、従業員の生産性を測定・向上させる5つの生産性機能をご紹介します。
タイムトラッキングやプロジェクト管理ツールを生産性ソフトウェアに組み込むことは重要です。これらはチームの大きな目標を小さな成果に分割し、プロジェクトを円滑に進めるためのマイルストーンを設定します。
プロジェクト管理は、それぞれが自分の役割を理解し、短期から中期にわたって何を求められているかを明確にするため、生産性に寄与します。これにタイムトラッキングアプリを組み合わせると、チームが目標を達成するのにかかった時間を把握し、納品に関するタイムリーなレポートを得ることができます。
チームでのコラボレーションなしに生産性を高めるのはほぼ不可能です。昔から「速く行きたいなら一人で行け。遠くまで行きたいならチームで行け」と言われるように、生産性は短期的な成果だけでなく、より多くの結果をもたらす持続可能な行動に焦点を当てます。そして、それを可能にするのがコミュニケーションとコラボレーションツールです。
重要なコミュニケーションツールの一例として、Skypeのようにチャットやビデオ会議機能が挙げられます。また、Skypeの代替ツールとして、以下のようなものがあります。
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
これらのツールを活用することで、チーム全体がアイデアやリマインダー、その他のメッセージを共有し、必要な情報を得て作業を進められます。
生産性ツールの一環として、レポートや分析機能は欠かせません。数字やレポートがあまり好まれないこともありますが、それらは業務を実行するうえで非常に重要です。測定しなければ、改善できないのです。
従業員が完了したタスク数、得られた利益、カスタマーサービスの評価など、さまざまなレポートを取得できます。お使いの生産性ツールには、何らかのレポート機能やインサイト機能があるべきです。これらを定期的に確認することで、チームを成長・改善させる方法を見つけられます。
オートメーションツールを活用することで、時間がかかる反復作業を排除し、より価値の高い仕事に集中できるようになります。結果として、チームの時間は本当に成果につながるタスクに振り向けられます。現在では、データ収集やリマインダーなど、数多くの業務を自動化できます。
好例として、アポイントメントスケジューリングツールを使って自身や他の人のスケジュールを管理する方法があります。これはセールスチームがアポイントメントの獲得を容易にするために利用できるツールです。マネージャーも、この機能を活用して担当メンバーとの1対1や打ち合わせのスケジュールをオープンにできます。アポイントメントスケジューリングツールと例をチェックして、アポイントを取るのに使えるものを探してみましょう。
従業員は専門分野を持つチームメンバーから知識を得るために、毎週平均で5時間待機しているといわれています。こうした時間のムダをなくすには、情報管理スイートツールを導入し、チームが必要とする情報やデータへすぐにアクセスできるようにすることが重要です。たとえば以下のような情報を集約できます。
標準作業手順書
セールストーク
パスワード
従業員情報
顧客情報
人事ポリシー
業務マニュアル
その他
リモートのプロフェッショナルチームは、会社や業界に関する詳細情報がひとつのハブで参照できるようになるほど、本来の業務に集中できます。情報管理ツール、ラーニングマネジメントシステム、人事情報システムなど、多彩な生産性スイートを活用できます。
企業が生産性向上に注力すると、利益を得るのは組織だけではありません。従業員もより満足度が高まり、エンゲージメントが向上します。実際、従業員の92%が、生産性向上ツールを利用できることが従業員満足度を高めると答えています。
つまり、最高の生産性ソフトウェアに投資することは、すべての人にとってウィンウィンな状況となります。もしまだ生産性スイートを導入していないのであれば、できるだけ早く導入し、本記事で解説したすべての機能が備わっていることを確認しましょう。