A medida que el trabajo se vuelve más intenso, las empresas y los profesionales se esfuerzan por encontrar formas de mejorar la productividad. Atrás quedaron los dÃas en los que solo bastaba con estar activo. Queremos ser óptimos con nuestros esfuerzos y maximizar todo el tiempo y los recursos mientras buscamos alcanzar objetivos y metas.
Afortunadamente, cualquiera que desee ser productivo ahora tiene acceso a muchas herramientas que pueden mejorar y medir la productividad. En este artÃculo, hablaremos sobre las funciones que debes tener en tu suite de productividad para ayudarte a alcanzar una mejor productividad este año y en el futuro.
Entonces, ¿qué es el software de productividad? Son herramientas digitales que los empleados pueden usar para lograr más resultados con menos esfuerzo. Pueden abordar directamente el trabajo en sà o brindarte apoyo a ti o a tu equipo al realizar las tareas.
Algunas de las mejores aplicaciones de productividad incluirán herramientas como:
Herramientas de administración de tareas
Rastreadores de tiempo
Herramientas de comunicación
Herramientas para medir resultados
Y muchas más
De todas las herramientas disponibles hoy y de las capacidades que nos brindan, existen funciones óptimas que debemos tener en nuestra suite de productividad. Sigue leyendo para conocer cinco funciones de productividad que te ayudarán a medir y mejorar la productividad de los empleados.
Contar con herramientas de seguimiento de tiempo y gestión de proyectos en tu software de productividad es fundamental porque ayuda a mantener en marcha proyectos clave. Establecen hitos para tu equipo para que puedan dividir objetivos más grandes en metas más pequeñas y asà seguir avanzando.
La gestión de proyectos ayuda con la productividad porque garantiza que todos cumplan su parte y tengan claro lo que se espera de ellos a corto y mediano plazo. Si lo combinas con una aplicación de seguimiento de tiempo, también podrás rastrear cuánto tiempo tardan los equipos en lograr esas metas y obtener informes oportunos sobre sus entregables.
La productividad es casi imposible sin la colaboración del equipo. Como dice el viejo refrán, “si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, forma un equipo.” La productividad no se centra únicamente en logros a corto plazo. Se centra en una acción sostenible que brinda más resultados. Y eso es lo que hacen las herramientas de comunicación y colaboración.
Una herramienta de comunicación importante es contar con una función de chat y videoconferencia, algo que herramientas como Skype pueden hacer. También puedes buscar una alternativa a Skype, como:
Zoom
Google Meet
Microsoft Teams
Slack
Telegram
Todas estas herramientas ayudan a tu equipo a intercambiar ideas, recordatorios y otros mensajes para asegurarse de que todos tengan lo que necesitan para realizar el trabajo.
Como parte de tus herramientas de productividad, también debes contar con informes y análisis. A la gente no siempre le gustan los números y los informes, pero son fundamentales para lograr las cosas. Al fin y al cabo, mejoras lo que mides.
Puedes obtener informes sobre varias actividades de los empleados, como la cantidad de tareas finalizadas, las ganancias generadas, las calificaciones de servicio al cliente y mucho más. Cualquier herramienta de productividad que tengas deberÃa ofrecer algún tipo de informes y perspectivas. Al revisar esos datos, encontrarás formas de crecer y mejorar tu equipo.
Con las herramientas de automatización, tu equipo puede eliminar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, para que puedan enfocarse en las de mayor valor. De esta manera, su tiempo se dedica a actividades que realmente importan. Hay muchas tareas que hoy en dÃa se pueden automatizar, incluyendo la recopilación de datos, recordatorios y mucho más.
Un gran ejemplo es el uso de herramientas de programación de citas para administrar tu agenda o la de otra persona. Esto es algo que los equipos de ventas pueden usar para obtener fácilmente llamadas de descubrimiento. Los gerentes también pueden utilizarlo para abrir su agenda a reuniones individuales con el equipo o sesiones rápidas. Consulta herramientas y ejemplos de programación de citas para ver cuál puedes usar a tu favor para programar tus citas.
Los empleados esperan un promedio de 5 horas cada semana para obtener conocimiento de compañeros que tienen experiencia en algo. Puedes ayudar a eliminar ese desperdicio de tiempo creando herramientas de suite de información para que los equipos tengan acceso a datos e información, tales como:
Procedimientos operativos estándar
Presentaciones de ventas
Contraseñas
Información de empleados
Información de clientes
PolÃticas de RR.HH.
Manual de operaciones
Y asà sucesivamente
Tu equipo de profesionales remotos puede enfocarse en realizar el trabajo cuando más detalles sobre tu empresa y tu industria están disponibles en un mismo lugar. Puedes usar suites de productividad como herramientas de gestión de información, sistemas de gestión de aprendizaje e información de recursos humanos, entre muchas otras.
Cuando una empresa se enfoca en mejorar la productividad, no solo se beneficia la organización. Los empleados también estarán más felices y comprometidos. Después de todo, los estudios muestran que el 92% de los empleados dice que contar con herramientas de productividad que los ayuden en el trabajo mejora la satisfacción de los empleados.
Asà que invertir en el mejor software de productividad sin duda es una situación beneficiosa para todos. Si aún no has invertido en suites de productividad, deberÃas hacerlo lo antes posible y asegurarte de tener todas las funciones que discutimos en este artÃculo.