직원들이 근무 시간을 추적하도록 교육하는 방법
세계 여러 지역에서 직원들의 근무 시간을 모니터링하는 것은 합법적으로 허용됩니다. 예를 들어 미국의 Fair Labor Standards Act (FLSA)에서 명시된 연방법에 따르면, 고용주는 직원의 근무 시간, 일일 및 주간 근무 시간, 근무주 시작 날짜와 시각, 시간당 임금률, 일반 임금, 시간외 수당 및 시간외 근무 시간 등을 매 시간 정확하게 기록해야 합니다.
이 법은 고용주에게 각 직원의 근무 시간에 대한 기록을 3년 동안 보관하도록 요구합니다. 그 결과, 사업주들은 직원 감시 소프트웨어를 활용하여 직원들의 실제 근무 시간을 정확히 추적해 그들이 일한 시간에 맞춰 정확한 급여를 지급합니다. 그러나 직원 근무 시간 추적은 모든 성공적인 기업에 있어 매우 중요합니다.
직원들을 근무 시간 추적하도록 교육하는 방법은?
고용주가 팀에게 근무 시간을 추적하도록 교육할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 아래 제안 사항들은 직원들이 체계적으로 시간을 기록하도록 훈련하는 데 도움이 됩니다.
업무 흐름에 시간 추적을 통합하기
직원들은 기존 업무 흐름에 시간 추적을 포함하면 더 쉽게 근무 시간을 모니터링하게 됩니다. 또한, 팀원들이 시간 추적 앱과 화면 모니터링 도구를 활용하여 가능한 한 원활하게 시간을 추적하도록 권장하세요.
시간 추적의 중요성 설명하기
직원들이 근무 시간을 추적해야 하는 이유를 간단히 설명하면 됩니다. 사업에서 시간 추적의 가치에 대해 가르치면, 직원들이 스스로 시간 추적을 시작하도록 동기를 부여할 수 있습니다.
팀과 함께 하기
기대치를 설정하고 이를 직원들에게 명확하게 전달하세요. 그리고 시간 추적을 가능한 한 원활하게 시작할 수 있도록 시스템을 갖추십시오. 직원들에게 시간 추적과 관련해 사용할 수 있는 모든 옵션을 안내하세요.
시간 추적을 즐거운 경험으로 만들기
직원들은 자신이 좋아하는 일을 추구할 때 동기가 부여될 수 있습니다. 데이터를 활용해 그들의 일상을 개선해 주고, 훌륭한 모니터링 습관에 대한 보상을 제공할 수 있습니다. 이는 긍정적인 경험을 만들어줄 뿐 아니라, 더 나은 학습 시간 기록에 대한 동기부여가 될 것입니다.
직원 근무 시간을 추적해야 하는 이유
코로나19 팬데믹은 우리가 일하고 업무를 처리하는 방식을 크게 바꿨습니다. 프리랜서 산업은 급성장하고 있으며 재택근무가 점차 자리를 잡아가고 있습니다. 이러한 추세는 많은 기업들에게 생산성 문제를 야기할 수 있으므로 주의가 필요합니다.
그러나 시간 추적과 같은 간단한 해결책이 이러한 타격을 완화할 수 있습니다. 다음 단락에서는 직원들의 근무 시간을 모니터링해야 하는 이유를 알려드립니다.
프로젝트 수익성 유지에 도움
각 프로젝트는 일정 시간 범위로 이루어지며, 해당 시간의 비용은 해당 업무를 수행하는 사람들에게 지급하는 금액에 따라 달라집니다. 회사가 존속하려면, 고객에게 받는 총 비용이 프로젝트를 수행하는 데 드는 비용보다 높아야 합니다. 하지만 프로젝트를 완료하는 데 걸린 정확한 시간을 파악해야만 실제 비용을 알 수 있습니다. 따라서 시간 추적이 필요합니다.
고객 청구에 유용
시간 추적은 시간당 비용을 청구하는 데 필수적입니다. 직원들의 근무 시간을 추정하는 대신 실제 근무 시간을 추적해야 합니다. 시간 추적 앱을 사용하면 특정 작업에 소요되는 시간을 정확히 파악하여, 고객에게 과다 청구하거나 서비스를 저평가하는 일을 피할 수 있습니다.
가격 책정 개선
시간 추적을 통해 경영진과 직원 모두 과거 프로젝트의 이력을 쌓을 수 있습니다. MonitUp 같은 신뢰할 수 있는 시간 추적 도구를 사용하면, 고용주와 직원 모두 이전 프로젝트에 소요된 시간과 총 비용을 정확하게 파악할 수 있습니다. 이를 통해 과거 프로젝트에서 회사가 수익을 얻었는지, 손실을 보았는지 이해할 수 있습니다.
업무 기록 생성
시간 추적은 팀이 무엇을 하고 있는지 정확히 보여주는 기록을 제공합니다. 이 기록은 다양한 상황에서 유용하게 쓰입니다. 때로는 고객이 특정 프로젝트가 왜 그렇게 오래 걸렸는지 자세한 설명을 요구하기도 합니다. 그들은 자신들이 지불하는 시간이 그만한 가치가 있는지 확인하고 싶어 하죠.
직원들의 근무 시간을 원격으로 모니터링하는 방법은?
MonitUp은 직원들의 근무 시간을 원격으로 모니터링하기 위해 많은 비즈니스 전문가들이 추천하는 시간 추적 앱입니다. 이 직원 모니터링 소프트웨어의 가격은 사용자당 월 4.99달러부터 시작합니다. MonitUp은 직원 데이터베이스, 오프라인 시간, 자동 시간 캡처 및 추적, 온라인 시간 추적, 프로젝트별 시간 보고, 근태 관리 기능을 제공합니다.
또한, 이 소프트웨어는 온라인 지원, 업무 시간 지원, 심지어 무료 버전도 제공합니다. MonitUp은 Windows, Mac, SaaS, Linux용 소프트웨어로 제공됩니다.
스파이 행위가 아니라는 점을 어떻게 직원에게 설명할 수 있을까요?
고용주는 투명한 관리를 통해 직원들에게 감시가 아님을 보여줄 수 있습니다. 즉, 무엇을 모니터링하고 있는지와 그 이유에 대해 직원들에게 충분히 설명해야 합니다. 모니터링 결과를 공개하고 그들이 의견을 제시할 수 있도록 하세요. 무엇보다, 수집된 데이터에 의해 경력에 영향을 받는 경우, 이를 이의 제기할 수 있는 제도를 마련해 주어야 합니다.
이렇게 하면, 직원들은 자신들이 감시당하고 있지 않다는 사실에 좀 더 안심할 수 있습니다. 또한, 고용주는 직원들에게 Windows, Mac, iOS, Android 기기에 추적 상황을 확인할 수 있는 악성코드 및 스파이웨어 방지 앱 설치를 권장하여 한 발 더 나아갈 수 있습니다.
직원에게 근무 시간을 추적하도록 설득하는 몇 가지 방법
때때로 직원들이 자신의 업무에 얼마나 많은 시간을 투입하는지 추적하도록 설득하기란 쉽지 않습니다. 하지만 다음 몇 가지 방법을 시도해 볼 수 있습니다.
#1. 모범을 보이기
장기적으로 볼 때 모범을 보이는 것은 큰 효과가 있습니다. 직원들과 동일한 방식으로 자신의 근무 시간을 추적해 보세요. 도입하고자 하는 시간 모니터링 절차를 직원들과 함께 경험하고, 선택한 매체에서 발생하는 문제를 공감하며 해결하세요.
#2. 정책 시행
직원들이 스스로 근무 시간을 추적하기 어려워한다면, 새 시스템에 익숙해지도록 도와주세요. 또한, 근무 시간 추적을 위해 만든 새 시스템을 사용하지 않는 직원에게 임금을 유보하지는 마시되, 제도를 준수하지 않고 지속적으로 시간을 낭비하는 직원에게는 적절한 조치를 취할 준비를 갖추세요.
#3. 단순화하기
직원들에게 시간을 추적하도록 설득할 때, 일정에 맞춰 일하고 보편적으로 사용 가능한 방법을 활용하도록 하세요. 다시 말해, 시간 추적 과정을 지나치게 복잡하게 만들지 않는 것이 중요합니다. 팀과 공유할 수 있는 간단한 템플릿을 마련하세요.
#4. 유용한 피드백 수용하기
직원 중 한 명이 도입된 환경에 대해 문제를 보고하면, 그들의 의견을 경청하고 적절한 피드백을 받아들이세요. 그리고 그들의 니즈에 부응하기 위해 최선을 다하세요. 또한, 어떤 시스템도 처음부터 완벽하게 작동하지 않으므로, 통합 과정 전후에 발생하는 문제에 유연하게 대처하고 새 시스템과 함께 발전할 수 있도록 준비해야 합니다.
정리
결국, 직원 생산성 소프트웨어는 대부분의 회사 생산성을 높여줍니다. 따라서 어떻게 비용을 책정하고, 어떻게 팀을 구성하며, 프로젝트를 진행하고, 사업을 확장하며 수익을 높일 수 있는지를 좀 더 현명하게 결정하고 싶다면, 합리적인 가격으로 MonitUp을 빠르게 가입해 보세요.