कर्मचारियों को कार्य समय दर्ज करने के लिए कैसे प्रशिक्षित करें
दुनिया के विभिन्न हिस्सों में कर्मचारियों के काम के समय की निगरानी करना कानूनी है। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य में Fair Labor Standards Act (FLSA) के तहत अनिवार्य संघीय कानूनों के अनुसार, नियोक्ताओं को अपने कर्मचारियों का प्रति घंटे रिकॉर्ड रखना होता है, वे प्रत्येक दिन और कार्य सप्ताह के दौरान कितने घंटे काम करते हैं, कार्य सप्ताह की शुरुआत की तिथि और समय, प्रति घंटे की मजदूरी दर, नियमित आय, साथ ही ओवरटाइम आय और ओवरटाइम घंटों का रिकॉर्ड रखना आवश्यक है।
कानून के अनुसार, नियोक्ताओं को प्रत्येक कर्मचारी के काम के घंटे का तीन साल का रिकॉर्ड रखना आवश्यक है। परिणामस्वरूप, व्यवसाय मालिक अपने कर्मचारियों के सही वेतन की गणना करने के लिए प्रत्येक घंटे के काम को ट्रैक करने हेतु कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं। हालांकि, किसी भी सफल व्यवसाय के लिए कर्मचारी समय ट्रैक करना बहुत महत्वपूर्ण है।
आप कर्मचारियों को कार्य समय ट्रैक करने के लिए कैसे प्रशिक्षित कर सकते हैं?
नियोक्ता द्वारा कर्मचारियों को कार्य समय ट्रैक करना सिखाने के कई तरीके हैं। नीचे दिए गए सुझाव आपके कर्मचारियों को समय को एक सुव्यवस्थित तरीके से दर्ज करने में मदद करेंगे।
कार्य समय ट्रैकिंग को कार्यप्रवाहों में एकीकृत करें
जब किसी कर्मचारी को उनके मौजूदा कार्यप्रवाह में शामिल किया जाता है तो वे समय की निगरानी करने की अधिक संभावना रखते हैं। साथ ही, अपनी टीम को समय ट्रैकिंग ऐप्स और स्क्रीन-मॉनिटरिंग टूल के उपयोग के लिए प्रोत्साहित करें, जिससे वे यथासंभव सुगमता से समय दर्ज कर सकें।
कार्य समय ट्रैकिंग का महत्त्व समझाएँ
आपको अपने कर्मचारियों को केवल यह समझाना है कि उन्हें अपने कार्य घंटे क्यों दर्ज करने चाहिए। यदि आप उन्हें व्यवसाय में समय ट्रैकिंग के मूल्य के बारे में शिक्षित करते हैं, तो यह उन्हें स्वयं इसे शुरू करने के लिए प्रोत्साहित कर सकता है।
सुनिश्चित करें कि आप अपनी टीम का सहयोग कर रहे हैं
अपनी अपेक्षाएँ तय करें और उन्हें अपने कर्मचारियों के समक्ष स्पष्ट रूप से रखें। फिर समय ट्रैकिंग की शुरुआत को यथासंभव सहज बनाने के लिए एक प्रणाली स्थापित करें। अपनी टीम को सभी विकल्पों के बारे में जानकारी दें जो उनके पास समय ट्रैकिंग के संबंध में उपलब्ध हैं।
कार्य समय ट्रैकिंग को रोचक अनुभव बनाएँ
कर्मचारियों को उन चीज़ों की ओर प्रेरित किया जा सकता है जिनसे वे प्रेम करते हैं। आप उनके काम में सुधार लाने के लिए डेटा का उपयोग कर सकते हैं और उन्हें बेहतर नज़र रखने की आदतों के लिए प्रोत्साहन दे सकते हैं। इससे न केवल उनके लिए एक सकारात्मक अनुभव बनेगा, बल्कि यह उन्हें अपनी अध्ययन समय को बेहतर ढंग से ट्रैक करने के लिए भी प्रेरित करेगा।
कर्मचारी के काम के घंटे को क्यों ट्रैक करना चाहिए?
Covid-19 महामारी ने बहुत सी चीज़ें बदल दी हैं, जिसमें हमारा काम करने का तरीका भी शामिल है। स्वरोज़गार उद्योग तेज़ी से पनप रहा है और ऐसा प्रतीत हो रहा है कि घर से काम करने का चलन बढ़ रहा है। यह प्रवृत्ति कई व्यवसायों के लिए उत्पादकता में गिरावट का कारण बन सकती है।
हालाँकि, समय ट्रैकिंग जैसे सरल समाधान इस झटके को संभाल सकते हैं। निम्नानुसार पैराग्राफ बताएँगे कि आपको अपने कर्मचारियों के काम के समय की निगरानी क्यों करनी चाहिए।
परियोजनाओं को लाभदायक बनाए रखने में सहायक
प्रत्येक परियोजना में निश्चित घंटों की आवश्यकता होती है, और प्रत्येक घंटे की लागत उस पर निर्भर करती है कि काम करने वाले लोगों को कितना भुगतान किया जाता है। आपके व्यवसाय के टिके रहने के लिए यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि ग्राहक से प्राप्त कुल भुगतान, परियोजना को पूरा करने की लागत से अधिक हो। हालाँकि, आपकी वास्तविक लागतों को समझने का एकमात्र तरीका यह जानना है कि परियोजना को पूरा करने में कुल कितने घंटे लगे। इसलिए समय ट्रैकिंग अनिवार्य है।
ग्राहकों को बिलिंग करने में उपयोगी
घंटों के आधार पर ग्राहकों को बिल देने के लिए समय ट्रैकिंग अत्यंत महत्वपूर्ण है। अपने कर्मचारियों के काम के घंटे का केवल अनुमान लगाने के बजाय, उन्हें ट्रैक करना ज़रूरी है। समय ट्रैकिंग ऐप्स का उपयोग करें ताकि आपको किसी कार्य को पूरा करने में लगने वाले कुल घंटों का पता चले और ग्राहकों से उचित शुल्क ले सकें, जिससे न अधिक शुल्क लगे और न ही आप अपने सेवा मूल्य से कम आँकें।
आपकी मूल्य निर्धारण रणनीति में सुधार लाता है
समय ट्रैकिंग सीईओ और कर्मचारियों दोनों को पूर्व परियोजनाओं का एक संकलन तैयार करने की सुविधा देता है। MonitUp जैसे विश्वसनीय समय ट्रैकिंग उपकरण का उपयोग करके नियोक्ता और कर्मचारी दोनों यह जान सकते हैं कि पिछली परियोजनाओं में कितने घंटे लगे और उन्हें पूरा करने में कितना समय लगा, साथ ही इससे कंपनी को कितनी लागत आई। परिणामस्वरूप, व्यवसाय के मालिक समझ सकते हैं कि पिछली परियोजनाओं पर उनका व्यवसाय लाभ में रहा या नुकसान में।
अपने काम का रिकॉर्ड तैयार करना
समय ट्रैकिंग आपके टीम के सटीक कार्यों का रिकॉर्ड उपलब्ध कराती है, और यह रिकॉर्ड कई परिस्थितियों में उपयोगी साबित होता है। कभी-कभी ग्राहक इस बात की विस्तृत व्याख्या चाहते हैं कि किसी परियोजना को पूरा करने में इतना समय क्यों लगा। वे यह भरोसा चाहते हैं कि वे जिस समय के लिए भुगतान कर रहे हैं, वह उनके लिए मूल्यवान है।
मैं अपने कर्मचारियों के काम के घंटे दूरस्थ रूप से कैसे मॉनिटर कर सकता/सकती हूँ?
MonitUp एक टाइम ट्रैकिंग ऐप है जिसे कई व्यवसाय विशेषज्ञ दूरस्थ रूप से कर्मचारियों के काम के घंटे की निगरानी के लिए सुझाते हैं। इस कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर की कीमत प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह $4.99 से शुरू होती है। MonitUp में कर्मचारी डेटाबेस, ऑफ़लाइन समय, स्वचालित समय कैप्चर, ट्रैकिंग, ऑनलाइन समय ट्रैकिंग, प्रति-परियोजना समय रिपोर्टिंग और टाइमशीट प्रबंधन जैसे फीचर शामिल हैं।
साथ ही, यह सॉफ्टवेयर ऑनलाइन सहायता, व्यावसायिक घंटे सहायता और यहाँ तक कि एक निःशुल्क संस्करण भी प्रदान करता है। MonitUp Windows, Mac, SaaS और Linux पर सॉफ्टवेयर के रूप में उपलब्ध है।
मैं अपने कर्मचारी को कैसे समझा सकता/सकती हूँ कि मैं उन पर जासूसी नहीं कर रहा/रही हूँ?
नियोक्ता पारदर्शी प्रबंधन के माध्यम से अपने कर्मचारियों को दिखा सकते हैं कि वे जासूसी नहीं कर रहे हैं। आपको अपने कर्मचारियों को बताना होगा कि आप क्या मॉनिटर कर रहे हैं और क्यों। मॉनिटरिंग के परिणाम उन्हें दिखाएँ और उनकी राय लेने दें। सबसे महत्वपूर्ण बात, उनके कैरियर से जुड़े फैसलों में, जो एकत्रित डेटा द्वारा प्रभावित हो सकते हैं, उन्हें अपील का अवसर दें।
इस तरह, उन्हें अधिक विश्वास होगा कि आप उन पर जासूसी नहीं कर रहे हैं। साथ ही, नियोक्ता अतिरिक्त कदम उठाते हुए अपने कर्मचारियों से Windows, Mac, iOS और Android डिवाइसों पर ट्रैकिंग का पता लगाने के लिए एंटी-मालवेयर और एंटी-स्पाइवेयर ऐप इंस्टॉल करने को कह सकते हैं।
कर्मचारियों को उनका कार्य समय ट्रैक करने के लिए राज़ी करने के कुछ तरीके
कभी-कभी अपने कर्मचारियों को यह समझाना आसान नहीं होता कि वे अपने काम को करने में लगने वाले समय को ट्रैक करें। हालाँकि, उन्हें इसके विपरीत करने के लिए प्रोत्साहित करने के कई तरीके हैं।
#1. उदाहरण बनकर नेतृत्व करें
यह सत्य है कि लंबे समय में, उदाहरण बनकर नेतृत्व करना सार्थक होता है। अपने कर्मचारियों की तरह ही आप भी अपने कार्य घंटों को ट्रैक करें। जिस भी निगरानी प्रक्रिया को आप लागू करना चाहते हैं, उसका पालन स्वयं करें और उसके दौरान आने वाली समस्याओं को सहानुभूतिपूर्वक हल करें।
#2. अपनी नीतियाँ लागू करें
यदि आपके कर्मचारियों को स्वयं कार्य समय ट्रैक करना मुश्किल लगता है, तो ऐसे कर्मचारियों के साथ मिलकर उन्हें आपकी नई प्रणाली को अपनाने में मदद करें। साथ ही, अपनी नीतियाँ लागू करने के लिए, किसी ऐसे व्यक्ति का भुगतान न रोकें जो आपकी नई प्रणाली का उपयोग नहीं कर रहा हो। हालाँकि, उन कर्मचारियों के खिलाफ आवश्यक कदम उठाने के लिए तैयार रहें जो लगातार अपना समय बर्बाद कर रहे हैं।
#3. चीज़ों को सरल रखें
किसी कर्मचारी को समय ट्रैक करने के लिए प्रेरित करते समय, उनसे अनुरोध करें कि वे अपने कार्यक्रम का पालन करें और इसे एक सार्वभौमिक रूप से उपलब्ध तरीके से दर्ज करें। फिर, यह सुनिश्चित करें कि आप समय ट्रैकिंग प्रक्रिया को अत्यधिक जटिल न करें। अपनी टीम के साथ साझा करने के लिए एक सरल टेम्पलेट तैयार करें।
#4. उपयोगी प्रतिक्रिया स्वीकार करें
यदि आपके कर्मचारियों में से कोई भी आपकी स्थापित व्यवस्था में कोई समस्या बताता है, तो उनकी बात सुनें और उनकी उपयुक्त प्रतिक्रिया को अपनाएँ। फिर उनकी ज़रूरतों का समाधान करने की पूरी कोशिश करें। साथ ही, इस बात का ध्यान रखें कि आप अपनी अपेक्षाओं में लचीलापन बनाए रखें और नई प्रणाली के साथ कार्य करने के लिए तैयार हों, क्योंकि कोई भी प्रणाली शुरुआत में पूरी तरह सुचारु रूप से काम नहीं करती।
सारांश
अंत में, कर्मचारी उत्पादकता सॉफ्टवेयर किसी भी व्यवसाय की उत्पादकता बढ़ा सकता है। इसलिए यदि आप इस बारे में समझदारीपूर्ण निर्णय लेना चाहते हैं कि आप अपने कार्य के लिए कैसे शुल्क लेते हैं, कैसे आप अपनी टीम की योजना बनाते हैं और अपनी परियोजनाओं को चलाते हैं, या आप अपना व्यवसाय कैसे बढ़ा सकते हैं और मुनाफा बढ़ा सकते हैं — तो MonitUp को एक किफ़ायती कीमत पर शीघ्रता से सब्सक्राइब करें।