كيف تدرب الموظفين على تتبع وقت العمل
في أجزاء مختلفة من العالم، يُسمح قانونيًا بمراقبة وقت عمل الموظفين. على سبيل المثال، بموجب القوانين الفيدرالية المفروضة من قبل Fair Labor Standards Act (FLSA) في الولايات المتحدة، يجب على أصحاب العمل تسجيل سجلات كل موظف لكل ساعة، وعدد الساعات التي يسجلونها كل يوم وخلال أسبوع العمل، وتاريخ ووقت بدء أسبوع العمل، ومعدل الأجر بالساعة، والدخل المنتظم، كما يجب أن يحتفظوا بسجلات توضح أرباحهم من العمل الإضافي وساعات العمل الإضافي.
يتطلب القانون من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجل لمدة ثلاث سنوات لساعات عمل كل موظف. ونتيجة لذلك، يستخدم أصحاب الأعمال برامج مراقبة الموظفين لتتبع العدد الدقيق لساعات العمل لكل ساعة من الموظفين للحصول على أجر دقيق عن الوقت الذي يعملون فيه. ومع ذلك، يعتبر تتبع وقت الموظف أمرًا ضروريًا لأي نشاط تجاري ناجح.
كيف تقوم بتدريب الموظفين على تتبع وقت العمل؟
هناك عدة طرق يمكن لصاحب العمل استخدامها لتدريب فريقه على تتبع ساعات العمل. الاقتراحات أدناه ستساعد في تدريب موظفيك على تتبع الوقت مثل آلة عمل متقنة.
دمج تتبع الوقت في سير العمل
من المحتمل أن يراقب الموظف وقت التشغيل بعد إدراجه في سير العمل الحالي. شجّع فريقك أيضًا على استخدام تطبيقات تتبع الوقت وأدوات مراقبة الشاشة لتتبع الوقت بسلاسة قدر الإمكان.
اشرح أهمية تتبع الوقت
كل ما عليك فعله هو شرح سبب ضرورة تتبع الموظفين لساعات عملهم. من المفيد أن توعيهم أكثر بقيمة تتبع الوقت في الأعمال، مما قد يحفزهم على البدء في القيام بذلك بأنفسهم.
تأكد من انضمامك إلى فريقك
احرص على تحديد توقعاتك وتوضيحها لموظفيك. ثم قم بإعداد نظام يجعل بدء تتبع الوقت سلسًا قدر الإمكان. أطلع فريقك على جميع الخيارات المتاحة عندما يتعلق الأمر بتتبع الوقت.
اجعل عملية تتبع الوقت تجربة ممتعة.
يمكن تحفيز الموظفين على مواصلة شيء يحبونه. يمكنك استخدام البيانات لتحسين حياتهم ومنحهم حوافز مقابل عادات مشاهدة ممتازة. لن يخلق هذا تجربة إيجابية لهم فحسب، بل سيحفزهم أيضًا على تتبع وقت دراستهم بشكل أفضل.
لماذا يجب عليك تتبع ساعات عمل الموظفين؟
لقد غيّرت جائحة كوفيد-19 العديد من الأمور، بما في ذلك أسلوب عملنا وطريقة أداء مهامنا. تزدهر صناعة العمل الحر ويبدو أن العمل من المنزل آخذ في الانتشار. يبدو هذا الاتجاه مخيفًا لأنه قد يتسبب في كارثة إنتاجية للعديد من الشركات.
ومع ذلك، يمكن للحلول البسيطة مثل تتبع الوقت مقاومة هذا التأثير. ستوضح الفقرات التالية لماذا يجب عليك مراقبة وقت عمل موظفيك.
يساعد على بقاء المشاريع مربحة
يتكون كل مشروع من عدد معين من الساعات، وتكون كل ساعة مكلفة اعتمادًا على المبلغ الذي تدفعه للأشخاص الذين يقومون بالعمل. لكي ينجو عملك، عليك التأكد من أن السعر الإجمالي الذي تتقاضاه من العميل أعلى من تكلفة تنفيذ مشروع العمل. ومع ذلك، فإن الطريقة الوحيدة لفهم تكاليفك الدقيقة هي تحديد عدد الساعات التي استغرقتها إكمال المشروع. لذا فإن تتبع الوقت ضروري.
مفيد لفوترة العملاء
يعد تتبع الوقت أمرًا حيويًا لفوترة العملاء بالساعة. بدلًا من تقدير وقت عمل موظفيك، من الضروري تتبعه. استخدم تطبيقات تتبع الوقت لمعرفة عدد الساعات اللازمة لإكمال مهمة معينة وكم يجب أن تتقاضى من العملاء لتجنب المبالغة في السعر أو بيع خدماتك بأقل من قيمتها.
يحسّن تسعيرك
يتيح تتبع الوقت لكل من الرؤساء التنفيذيين والموظفين إنشاء مكتبة من المشاريع السابقة. باستخدام أدوات تتبع الوقت الموثوقة مثل MonitUp، سيتمكن كل من أصحاب العمل وموظفيهم من تحديد عدد الساعات التي استغرقتها المشاريع السابقة والمدة التي استغرقها كل مشروع سابق لإتمامه، بالإضافة إلى مقدار الأموال التي كلفت الشركة. ونتيجة لذلك، يمكن لأصحاب الأعمال فهم ما إذا كان نشاطهم التجاري قد حقق أرباحًا أم تكبد خسائر في المشاريع السابقة.
إنشاء سجل لعملك
يوفر تتبع الوقت سجلاً دقيقًا لما يعمل عليه فريقك، وهذا السجل مفيد في العديد من المواقف. أحيانًا سيرغب العملاء في شرح مفصل عن سبب استغراق مشروع معين كل هذا الوقت. إنهم يرغبون في ضمان أن الوقت الذي يدفعون مقابله يساوي القيمة التي يحصلون عليها.
كيف يمكنني مراقبة وقت عمل موظفيّ عن بُعد؟
يُعد MonitUp تطبيقًا لتتبع الوقت يوصي به العديد من خبراء الأعمال لمراقبة وقت عمل الموظفين عن بُعد. يبدأ سعر هذا البرنامج لمراقبة الموظفين من 4.99 دولار شهريًا لكل مستخدم. يوفر MonitUp قاعدة بيانات للموظفين، ووقتًا غير متصل بالإنترنت، والتقاط الوقت تلقائيًا، والتتبع، وتتبع الوقت عبر الإنترنت، وتقارير الوقت لكل مشروع، وإدارة الجداول الزمنية.
كما يوفّر هذا البرنامج دعمًا عبر الإنترنت ودعمًا خلال ساعات العمل وحتى نسخة مجانية. يتوفر MonitUp كبرنامج لأنظمة Windows وMac وSaaS وLinux.
كيف أشرح لأحد الموظفين أنني لم أقم بالتجسس عليه؟
يمكن لأصحاب العمل أن يوضحوا لموظفيهم أنهم لا يتجسسون عليهم من خلال إدارة شفافة. حسنًا؛ عليك توضيح ما تراقبه ولماذا. اطلعهم على نتائج المراقبة ودعهم يقدمون ملاحظاتهم. والأهم من ذلك، وفر نظامًا يمكنهم من خلاله الاعتراض على القرارات المتعلقة بمسارهم الوظيفي والتي تتأثر بالبيانات التي تم جمعها.
وبهذه الطريقة، سيشعرون بمزيد من الثقة في أنك لا تتجسس عليهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأصحاب العمل بذل جهد إضافي عبر مطالبة الموظفين بتثبيت تطبيقات مضادة للبرامج الضارة ومضادة للتجسس لاكتشاف أي تتبّع على أجهزتهم التي تعمل بنظام Windows وMac وiOS وAndroid.
بعض الطرق لإقناع الموظف بتتبع وقت عمله
قد لا يكون من السهل أحيانًا إقناع الموظفين بتتبع مقدار الوقت الذي يخصصونه لعملهم. ومع ذلك، هناك عدة طرق لجعلهم يغيّرون موقفهم.
#1. قدوة حسنة
صحيح أنه على المدى البعيد، كونك قدوة حسنة يستحق العناء. قم بتتبع ساعات عملك بالطريقة نفسها التي يستخدمها موظفوك. اعمل معهم خلال أي إجراءات مراقبة للوقت تنوي تطبيقها وتعامل مع أي مشكلات في الوسيلة التي اخترتها بتعاطف.
#2. فرض سياساتك
إذا واجه موظفوك صعوبة في تتبع وقت العمل بأنفسهم، فاعمل مع هؤلاء الموظفين حتى يعتادوا على نظامك الجديد. أيضًا، لا تحجب الأجر عن أي شخص لا يستخدم نظامك الجديد لتتبع ساعات العمل في إطار فرض سياساتك. ولكن كن مستعدًا لاتخاذ احتياطات بحق أي موظف يعبث بالوقت ويتعمد إهداره.
#3. اجعل الأمور بسيطة
عند محاولة إقناع الموظف بتتبع الوقت، اطلب منه الالتزام بجدوله ودعه يفعل ذلك بطريقة متاحة للجميع. مرة أخرى، تأكد من أنك لا تعقد عملية تتبع الوقت. صمم نموذجًا بسيطًا لمشاركته مع فريقك.
#4. تقبل التعليقات المفيدة
إذا أبلغ أحد موظفيك عن أي مشاكل في البيئة التي أنشأتها، فاستمع إليه وتقبل ملاحظاته المناسبة. ثم ابذل قصارى جهدك لتلبية احتياجاته. تأكد أيضًا من أنك متكيف مع توقعاتك ومستعد للعمل مع النظام الجديد أثناء وبعد دمجه، إذ لا يعمل أي نظام تمامًا كما هو مخطط له من البداية.
الخلاصة
أخيرًا، يمكن لبرامج إنتاجية الموظفين أن ترفع من إنتاجية أي شركة. لذا إذا كنت ترغب في اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً حول كيفية الفوترة، وكيفية تنظيم فريقك وإدارة مشروعك، أو كيفية توسيع نشاطك التجاري وزيادة الأرباح، فسجّل بسرعة في MonitUp بسعر مناسب.