So führen Sie Mitarbeiterüberwachung in einer Kanzlei ein

Was kann MonitUp in einer Kanzlei überwachen?

MonitUp verwendet einen Windows-Agenten, um Computeraktivitäten zu erfassen und Berichte für die geschäftliche Auswertung bereitzustellen. Zu den Funktionen gehören:

• Start- und Herunterfahrzeiten des Computers
• Nutzungszeiten und -dauer von Anwendungen
• Nutzungszeiten und -dauer von Websites und Domains
• Produktivitätskategorien und Berichterstattung
• Optionale Screenshots mit Premium

MonitUp zeichnet keine Tastenanschläge auf. Wählen Sie die Erfassungseinstellungen, die zu den Berichtsanforderungen Ihrer Kanzlei passen.

Trennen Sie die Computeraktivität von der Mandantenabrechnung. Anwendungsnutzung und Computerlaufzeit belegen nicht eigenständig abrechenbare Stunden, identifizieren nicht die bearbeitete Mandantenakte und prüfen nicht die Qualität juristischer Arbeit. Verwenden Sie weiterhin die Aktenverwaltungs- und Abrechnungsprozesse Ihrer Kanzlei für diese Zwecke.

1. Wählen Sie die Fragen, die Ihre Berichte beantworten sollen

Beginnen Sie mit einer konkreten operativen Frage. Das Sammeln weiterer Informationen ohne klaren Zweck kann Managern Berichte liefern, die sie nicht effektiv nutzen können.

Nützliche Fragen für einen Kanzleimanager oder IT-Verantwortlichen sind:

• Welche Anwendungen machen den größten Teil der erfassten Computernutzung aus?
• Nutzen Mitarbeitende die von der Kanzlei eingeführten Tools?
• Deuten wiederkehrende Nutzungsmuster auf Schulungsbedarf oder Prozessänderungen hin?
• Haben sich die Nutzungsmuster von Anwendungen und Websites im Laufe der Zeit verändert?

Beispielsweise kann ein häufiges Wechseln zwischen E-Mails, Dokumententools und browserbasierten Systemen ein Gespräch mit dem Team wert sein. Der Bericht kann dieses Gespräch unterstützen, belegt jedoch nicht die Ursache des Musters.

2. Interpretieren Sie Aktivitätsdaten im Kontext

Anwälte und Unterstützungspersonal erledigen unterschiedliche Arten von Arbeit. Berücksichtigen Sie diesen Kontext bei der Prüfung von Berichten oder der Auswahl von Produktivitäts- kategorien.

Gerichtstermine, Mandantengespräche, Telefonate, Lesen und Planung können außerhalb des überwachten Computers stattfinden. Bewerten Sie die Aktivität zusammen mit Arbeitsqualität, Ergebnissen, Fristen und Gesprächen mit Mitarbeitenden.

3. Bewerten Sie Screenshots im Zusammenhang mit vertraulicher Arbeit

Screenshots sind in MonitUp Premium optional. Entscheiden Sie vor der Aktivierung der Erfassung, ob sie benötigt werden.

Ein Screenshot kann alles enthalten, was auf dem Bildschirm sichtbar ist, einschließlich vertraulicher Mandanteninformationen. Eine reduzierte Bildauflösung garantiert nicht, dass sensible Inhalte unlesbar sind oder ausgeschlossen werden.

Besprechen Sie vor der Aktivierung von Screenshots:

• Welche geschäftliche Frage erfordert visuelle Informationen?
• Könnten Anwendungs- und Website-Berichte diese Frage beantworten?
• Welches vertrauliche Material kann während der normalen Arbeit sichtbar sein?
• Wer sollte die aufgenommenen Bilder prüfen dürfen?
• Welche Regelungen für Umgang und Aufbewahrung benötigt die Kanzlei?

Bestätigen Sie die verfügbaren Produkteinstellungen mit MonitUp, bevor Sie Ihre Einführung abschließen. Beginnen Sie Ihre Bewertung mit deaktivierten Screenshots, wenn Aktivitätsberichte für Ihre anfänglichen Fragen ausreichen.

4. Planen Sie die Einführung in Ihrer Kanzlei

1. Definieren Sie den Umfang. Bestimmen Sie die Windows-Computer und geschäftlichen Fragen, die in die Bewertung einbezogen werden.
2. Erläutern Sie die Erfassung. Informieren Sie Mitarbeitende darüber, welche Informationen erfasst werden, zu welchem Zweck und wie Manager die Berichte nutzen möchten.
3. Prüfen Sie die Regelungen intern. Binden Sie die Personen ein, die für IT, Mitarbeiterrichtlinien, Vertraulichkeit und Datenschutz verantwortlich sind.
4. Wählen Sie Erfassungseinstellungen. Entscheiden Sie, ob Anwendungs- und Website-Berichte ausreichen oder ob optionale Screenshots erforderlich sind.
5. Definieren Sie den Umgang mit Berichten. Dokumentieren Sie Ihre Erwartungen zu Zugriff, Prüfung, Aufbewahrung und Löschung und bestätigen Sie, wie die Bereitstellung diese unterstützt.
6. Prüfen Sie eine erste Gruppe von Computern. Überprüfen Sie Datenqualität und ob Manager die Berichte interpretieren können, bevor Sie die Einführung ausweiten.

Ziehen Sie für Ihre interne Prüfung MonitUps Informationen zu Sicherheit und Compliance und die Datenschutzrichtlinie heran. Besprechen Sie bereitstellungsspezifische Fragen mit dem Support.

5. Vergleichen Sie Cloud- und On-Premise-Bereitstellung

MonitUp bietet Cloud- und On-Premise-Optionen. Die IT-Anforderungen Ihrer Kanzlei sollten die Bereitstellungsentscheidung leiten.

Cloud-Bewertung

Nutzen Sie den Standardprozess für Registrierung und Testphase, um Windows-Aktivitäts- berichte zu bewerten. Prüfen Sie die Servicedokumentation und besprechen Sie alle Anforderungen bezüglich erfasster Informationen vor der Bereitstellung.

On-Premise-Bewertung

Wenn Ihre Kanzlei eine Bereitstellung innerhalb der eigenen Infrastruktur benötigt, fordern Sie eine Bewertung an, die PC-Anzahl, Hosting-Anforderungen, Verwaltung, Updates und Support abdeckt.

Lesen Sie den Leitfaden zur On-Premise-Mitarbeiterüberwachung . Für On-Premise-Preise ist ein Angebot erforderlich; veröffentlichte Cloud-Abonnement- preise sollten nicht als On-Premise-Angebot verstanden werden.

6. Bewerten Sie MonitUp während der 7-tägigen Testphase

MonitUp Premium kostet 9 $ pro PC und Monat. Prüfen Sie aktuelle Tarife und Preise und wählen Sie die Anzahl der Computer, die Sie bewerten möchten.

1. Erstellen Sie Ihr MonitUp-Konto.
2. Wählen Sie Premium und die Anzahl der Computer.
3. Fügen Sie Kartendaten hinzu, um die 7-tägige Testphase zu starten.
4. Installieren Sie den Windows-Agenten auf den ausgewählten Computern.
5. Wählen Sie Erfassungseinstellungen und prüfen Sie die eingehenden Berichte.
6. Bewerten Sie, ob die Berichte die operativen Fragen Ihrer Kanzlei beantworten, bevor die Testphase endet.

Ihr ausgewähltes Abonnement wird nach der Testphase berechnet, sofern Sie es nicht vorher kündigen.

Häufig gestellte Fragen

Was erfasst MonitUp auf den Windows-Computern einer Kanzlei?

MonitUp erfasst Start- und Herunterfahrzeiten des Computers, Anwendungsnutzung, Website-/Domain-Nutzung, Produktivitätskategorien und optionale Screenshots mit Premium. Es zeichnet keine Tastenanschläge auf.

Hat MonitUp einen tatsächlichen Kunden aus einer Kanzlei?

Ja. Eine Kanzlei nutzt MonitUp auf 55 PCs.

Können Berichte zur Computeraktivität abrechenbare Stunden belegen?

Berichte zur Computeraktivität belegen nicht eigenständig abrechenbare Stunden und identifizieren nicht die bearbeitete Mandantenakte. Verwenden Sie weiterhin die Aktenverwaltungs- und Abrechnungsprozesse Ihrer Kanzlei für diese Zwecke.

Sind Screenshots erforderlich und können sie vertrauliche Informationen enthalten?

Screenshots sind mit Premium optional. Sie können auf dem Bildschirm sichtbare vertrauliche Informationen enthalten. Eine reduzierte Bildauflösung garantiert nicht, dass sensible Inhalte unlesbar sind oder ausgeschlossen werden.

Wie viel kostet MonitUp Premium und ist für die Testphase eine Karte erforderlich?

Premium kostet 9 $ pro PC und Monat. Für die 7-tägige Testphase sind Kartendaten erforderlich. Ihr ausgewähltes Abonnement wird nach der Testphase berechnet, sofern Sie es nicht vorher kündigen.